Faktura elektroniczna a duplikat i korekta

Przeczytaj także: Korekta elektronicznej faktury VAT

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

W zapytaniu wskazano, że spółka dokonuje sprzedaży towarów dla kontrahentów krajowych. Spółka wraz z kontrahentami zamierzają podpisać umowę, zgodnie z którą faktury będą wystawiać drogą w formie elektronicznej (EDI). Obecnie system informatyczny do wystawiania tych faktur nie przewiduje możliwości wystawiania w formie elektronicznej korekt oraz duplikatów. W związku z tym strony rozważają możliwość wystawiania tych dokumentów w formie papierowej do faktur elektronicznych. Zadano pytanie, czy w powyższej sytuacji spółka będzie mogła wystawiać do faktur elektronicznych papierowe duplikaty i korekty? Czy w oparciu o te papierowe dowody będzie mogła dokonywać korekt podatku VAT? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ww. ustawy o podatku od towarów i usług.Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

Zgodnie z § 5 ust. 1 w/powołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. W § 5 ust. 2 rozporządzenia, zapisano, iż w przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Z powyższych przepisów wynika, iż wystawianie faktur w formie elektronicznej pociąga za sobą analogiczną formę wystawiania ewentualnych faktur korygujących. Jest bowiem zasadą, że faktury korygujące wystawione do faktur wystawionych i przesłanych elektronicznie wystawia się i przesyła w tej samej formie. Możliwość wystawienia faktury korygującej w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, takich kiedy system informatyczny używany przez podatnika umożliwiał mu wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej, jednak z przyczyn technicznych, czy też formalnych w danym momencie nie jest możliwe wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej. Oznacza to, iż wystawianie faktur korygujących i duplikatów e-faktur w formie papierowej, powinno mieć charakter incydentalny. Taką przeszkodą techniczną może być np. przejściowa awaria komputera, serwera, systemu. Natomiast korzystający z systemu informatycznego, nie może wystawić faktury korygującej e-fakturę w formie papierowej w sytuacji, w której z założenia, system informatyczny wystawcy faktur nie jest przystosowany do wygenerowania korekt w formie elektronicznej. Niedopuszczalne jest przyjęcie z góry zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów w formie papierowej do wystawianych wcześniej faktur w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, iż przeszkody wynikające z ograniczeń systemowych do wystawiania duplikatów faktur lub faktur korygujących w formie elektronicznej nie spełniają przesłanek przeszkód technicznych, o których mowa w § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia. Konstrukcja § 5 ust. 2 wyżej cytowanego rozporządzenia, mówi „o dokumencie, o którym mowa w ust. 1, tj. fakturze korygującej lub duplikacie faktury – czyli w liczbie pojedynczej, a nie w liczbie mnogiej – o dokumentach. Przeszkodą taką mogą być jedynie czasowe przeszkody techniczne.

W związku z powyższym Wnioskodawca nie będzie miał prawa do dokonania, na podstawie art. 29 ust. 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. z 2004r., nr 54, poz. 535), korekty podatku należnego w oparciu o wystawione papierowe faktury korygujące do faktur wystawionych w formie elektronicznej.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów