Zakup od rolnika: faktura VAT RR a inne dowody księgowe

Przeczytaj także: Zakup od rolnika ryczałtowego a brak faktury VAT RR

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca (spółka jawna będąca czynnym podatnikiem VAT) prowadzi działalność gospodarczą: skup i ubój zwierząt rzeźnych (bydło i trzoda chlewna) opodatkowaną na zasadach ogólnych (prowadzone są księgi rachunkowe). Zakup bydła i trzody chlewnej jest dokumentowany fakturami VAT RR. Zdarza się jednak, iż nie jest możliwe zgromadzenie wszystkich informacji niezbędnych do wystawienia tych faktur. Rolnicy bowiem nie zawsze posiadają rachunek bankowy, nie chcą także ujawniać swoich danych, które na fakturze powinny się znaleźć. W styczniu br. miała miejsce sytuacja, w której 84-letni rolnik przetrzymywał 23 sztuki bydła w skrajnie złych warunkach. Służby weterynaryjne poprosiły wnioskodawcę o zakup tych zwierząt. Rolnik nie posiadał jednak rachunku bankowego i nie chciał udostępnić danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT RR. Podobna sytuacja występuje przy nabyciach zwierząt rzeźnych od emerytów, którzy nie są rolnikami lecz hodują po 1-2 krowy lub kilka świń. W związku z powyższym zadano pytanie, czy w szczególnych przypadkach zakup bydła i trzody chlewnej można dokumentować za pomocą księgowych dowodów zastępczych, a jeśli tak to jaką powinny one mieć formę? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z przepisu tego wynika, że zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów podatkowych jest uwarunkowane jego celowością. Między kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy polegający na tym, iż poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Aby wydatek mógł jednak zmniejszać podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym musi być również prawidłowo udokumentowany.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. nr 152 poz. 1223 ze zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Przy czym w myśl art. 20 ust 4 ww. ustawy w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.