Ewidencja sprzedaży w podatku dochodowym

Przeczytaj także: KPiR i ewidencja przychodów: ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

Wskazane rozporządzenie mówi m.in., kiedy taką ewidencję należy prowadzić. I tak ma to miejsce, gdy:

1. podatkową księgę przychodów i rozchodów na rzecz podatnika prowadzi biuro rachunkowe
2. podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe i dla wszystkich zakładów chce prowadzić jedną podatkową księgę przychodów i rozchodów
3. podatnik prowadzi księgę we własnym zakresie i chce ewidencjonować sprzedaż bezrachunkową jednym wpisem do księgi.

O powyższym mówią odpowiednio §8 ust. 1 pkt 2, §9 ust. 3 i §30 ust. 3 rozporządzenia.

Regulacje tyczące się samego prowadzenia ewidencji są przy tym dosyć ubogie, jednakże udzielają jednocześnie odpowiedzi na najczęściej nurtujące podatników pytania w tej materii.

Pierwsze z nich często tyczy się tego, jak zapisy z ewidencji sprzedaży przenieść do księgi podatkowej w sferze technicznej (a więc co należy wypełnić)? Stosowne informacje w tym zakresie znalazły się w załączniku do rozporządzenia zawierającym objaśnienia do prowadzenia księgi. Mówią one że w przypadku dokonywania zapisów wynikających z prowadzonej m.in. ewidencji sprzedaży, nie wypełnia się kolumn 3-5 księgi (a więc tyczących się nr dowodu księgowego oraz danych kontrahenta). Należy przy tym wypełnić liczbę porządkową (kolumna 1), datę zdarzenia gospodarczego (kolumna 2), czyli konkretny dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (którym w praktyce jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego), a także odpowiednią kwotę przychodu (w kolumnie 7 bądź 8, w zależności od tego, czego przychód dotyczy oraz kolumnę 9 będącą sumą dwóch poprzednich).
Warto przy tym wspomnieć, że zasady określania momentu powstania przychodu w podatku dochodowym znajdują się nie w rozporządzeniu, a samej ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku sprzedaży bezrachunkowej (która to jest ujmowana w ewidencji sprzedaży) przychód taki powstawał będzie co do zasady w dacie dostawy towaru czy zakończenia usługi.

Co także jest niezwykle ważne – podstawą zapisów w księdze jest tutaj sama ewidencja sprzedaży. W celu ich dokonania nie należy zatem sporządzać odrębnego dowodu wewnętrznego.

Warto także pamiętać, że wpisu w ewidencji sprzedaży dotyczącego uzyskanego przychodu co do zasady nie dokonuje się niezwłocznie po jego uzyskaniu. §18 ust. 1 rozporządzenia mówi bowiem, że zapisów w tej ewidencji należy dokonywać jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Tym samym na jeden dzień powinien tutaj przypadać jeden wpis w ewidencji (oczywiście pod warunkiem, że w tym dniu wystąpiła sprzedaż bezrachunkowa), którego wartość winna stanowić łączny przychód uzyskany ze sprzedaży bezracunkowej (a więc sumę takiej sprzedaży) w tym dniu (a nie każdej sprzedaży odrębnie).

Po zakończeniu miesiąca podatnik powinien natomiast zsumować wartość osiągniętego w danym miesiącu przychodu bezrachunkowego i sumę tę następnie przenieść do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wzór ewidencji
Nie ma ustawowego wzoru ewidencji sprzedaży, niemniej rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi wskazuje elementy, które winny się w niej znaleźć.
I tak ewidencja ta winna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami
• kwotę uzyskanego przychodu.

Podatnik jest oczywiście obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty.