Krajowa podróż służbowa: nocleg a przychód pracownika

Przeczytaj także: Podróż służbowa: nocleg a przychód pracownika

Art. 77⁵ §1 Kodeksu pracy mówi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W przypadku pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, wysokość oraz warunki ustalania należności im przysługujących z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, określa minister właściwy do spraw pracy w drodze rozporządzenia.

Z kolei w przypadku wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym u innych pracodawców, winno się je określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Należy przy tym pamiętać, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. Ponadto jeżeli wyżej wskazane dokumenty wewnętrzne nie zawierają postanowień w zakresie ustalania należności za podróż służbową, pracownikowi przysługują należności na pokrycie takiej podróży wg przepisów ustalonych przez ministra właściwego do spraw pracy dla pracowników sfery budżetowej. Mówią o tym kolejne paragrafy art. 77⁵ Kodeksu Pracy.

I tak na podstawie tych przepisów zostało wydane m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990).

Rozporządzenie to reguluje m.in. kwestie przysługujących pracownikowi należności z tytułu noclegu podczas odbywania podróży służbowej zgodnie z poleceniem pracodawcy. Otóż §7 ust. 1 tego rozporządzenia wskazuje, że za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.

Pracownik nie zawsze jednak takowy rachunek posiada i musi posiadać. W przypadku jego braku, jeżeli pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu, pracownikowi przysługuje ryczał za każdy nocleg w wysokości 150% diety (obecnie dieta „krajowa” wynosi 23 zł, zatem ryczałt za nocleg wynosi 34,50 zł), o ile nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Warto także pamiętać, że zwrot kosztów noclegu lub ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (dalsze przepisy §7 rozporządzenia).

Zarówno w sytuacji, gdy pracodawca dokona zwrotu faktycznie poniesionych wydatków za nocleg na podstawie przedłożonego przez pracownika rachunku, czy też wypłaci jedynie ryczałt w wysokości 150% wartości diety, świadczenie to stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Powyższe nie oznacza jednak, że od przychodu tego należy obliczyć podatek. W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof ustawodawca wskazał bowiem, że wolne od tego podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Tym samym, jeżeli pracodawca dokona wypłaty świadczeń w wysokości wyżej wskazanej (czyli faktycznej opłaty za nocleg na podstawie przedstawionego rachunku, tudzież ryczałtu w wysokości 150% diety), uzyskany z tego tytułu przychód przez pracownika będzie korzystał ze zwolnienia w podatku dochodowym. Gdyby jednak pracodawca okazał się bardziej hojny i postanowił wypłacić pracownikowi wyższą kwotę, nadwyżkę ponad wskazane limity należy podatkiem dochodowym opodatkować. Będzie tak nawet wtedy, gdy zobowiązał się do „wyższych świadczeń” w uregulowaniach wewnętrznych firmy (np. regulaminie wynagradzania).

Uwaga
Pracownikowi przysługuje zwrot wydatków faktycznie poniesionych z tytułu noclegu w trakcie podróży służbowej na podstawie przedłożonego rachunku. Jeżeli takowy nie zostanie pracodawcy przedłożony, otrzymuje on ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, o ile pracodawca nie zapewnił pracownikowi bezpłatnego noclegu. Zgodnie z przytoczonym wyżej rozporządzeniem pracownik otrzymuje tylko jedno ze wskazanych świadczeń, a nie obydwa jednocześnie. Pracodawca oczywiście może postanowić o ich łącznej wypłacie tudzież w wysokości wyższej aniżeli przewidziana w rozporządzeniu, jednakże nadwyżka ponad limity wynikające z tego rozporządzenia stanowi dla pracownika opodatkowany przychód z tytułu umowy o pracę.