Podróż służbowa: nocleg a przychód pracownika

Przeczytaj także: Ubezpieczenie w podróży służbowej chroni pracodawcę a nie pracownika

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak stanowi art. 77⁵ Kodeksu pracy. Szczegółowe uregulowania w tym zakresie znalazły się w rozporządzeniu wykonawczym do Kodeksu pracy, którym w przypadku podróży krajowych jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

§3 tego rozporządzenia mówi, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów;
2) noclegów;
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W §7 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia ustawodawca zawarł z kolei, że za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Natomiast pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył stosownego rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (ust. 2 przytoczonego przepisu).

Jak zatem wynika z powyższego, w przypadku noclegu pracownika podczas trwania podróży służbowej pracodawca jest zobowiązany:

• do zwrócenia pracownikowi kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem, albo
• wypłacenia ryczałtu za każdy nocleg w wysokości 150% w sytuacji, gdy rachunek taki nie zostanie przedłożony

Z drugą z sytuacji będziemy mieć do czynienia gdy pracownik będzie np. nocował u rodziny czy też znajomych a nie w hotelu. Pracodawca nie wypłaca natomiast obydwu należności łącznie. Pracownik nie może zatem otrzymać zarazem zwrotu kosztów noclegu w wysokości udokumentowanej stosownym rachunkiem, jak i ryczałtu.

Zarówno zwrot wydatków za nocleg oraz wypłacony ryczałt stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy zgodnie z definicją zawartą w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie oznacza to jednak, że trzeba go opodatkować. W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tejże ustawy ustawodawca zwolnił bowiem z podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Zwolnienie to ma zastosowanie jednakże jedynie do wysokości tych należności określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Tym samym, jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi wydatki lub też wypłaca ryczałt do wysokości przewidzianych w przytoczonym wyżej rozporządzeniu, te stanowią po stronie pracownika przychód zwolniony z podatku. Jeżeli jednak pracodawca wypłaciłby je z nawiązką (np. faktura za nocleg opiewa na 200 zł, zaś pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę 300 zł, bądź tez wypłacił ryczałt w wysokości np. 300% diety za nocleg), nadwyżka ponad ustawowe limity będzie podlegać opodatkowaniu.

Na zakończenie warto także dodać, że ryczałt za nocleg przysługuje jedynie wówczas, gdy ten trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Ponadto zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (ust. 3 i 4 cytowanego wyżej §7 rozporządzenia). Co za tym idzie, jeżeli w przypadku wystąpienia takich sytuacji pracodawca mimo wszystko zdecyduje się na wypłatę tych należności, będą one podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym po stronie pracownika jako przychód ze stosunku pracy.