Księgi rachunkowe: przejście na księgę podatkową

Przeczytaj także: JPK na żądanie organu podatkowego. Co warto wiedzieć?

Spis z natury

Rozpoczynając od nowego roku prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnicy będą obowiązani do sporządzenia i wpisania do tej księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów - na dzień 1 stycznia.

Obowiązek ten wynika z § 27 ust. 1 ww. rozporządzenia i ma ścisły związek z określonymi w art. 24 ust. 2 ustawy o PDOF szczególnymi zasadami ustalania dochodu przez podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów, z uwzględnieniem różnic remanentowych.

Spis z natury sporządza się i wpisuje do księgi podatkowej na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności. Mają przy tym zastosowanie postanowienia § 27-29 ww. rozporządzenia.

Inne ewidencje

Oprócz podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy powinni również prowadzić:

1. ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o PDOF,
2. ewidencję wyposażenia, którego wartość początkowa przekracza 1.500 zł (§ 4 ust. 2 i 3 ww. rozporządzenia),
3. imienne karty przychodów pracowników (§ 5 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia),
4. ewidencję sprzedaży, m.in. jeżeli prowadzenie księgi podatkowej powierzyli biuru rachunkowemu,
5. ewidencję przebiegu pojazdu - jeżeli w ramach prowadzonej działalności korzystają z samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych,
6. ewentualnie inne ewidencje, których wymaga szczególny rodzaj prowadzonej działalności.

3.3. Kwestia wyboru metody księgowania kosztów

Podatnicy, którzy przejdą na podatkową księgę przychodów i rozchodów, w świetle obowiązujących przepisów, mają możliwość dokonania wyboru jednej z dwóch metod ewidencjonowania kosztów:

1. uproszczonej, w której koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, i nie podlegają podziałowi na koszty bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami (art. 22 ust. 4 ustawy o PDOF), bądź
2. memoriałowej, która - podobnie jak przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych - wymaga rozliczania kosztów uzyskania przychodów w podziale na koszty bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego oraz koszty pośrednie (art. 22 ust. 5-5c ustawy o PDOF), przy czym:

• koszty bezpośrednie przyporządkowuje się do konkretnych przychodów i w rezultacie, co do zasady, są one potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody,
• koszty pośrednie, które ze swej natury nie są związane z żadnym konkretnym przychodem (np. ubezpieczenie środków trwałych lub opłaty leasingowe), są potrącane w dacie ich poniesienia, a jeżeli odnoszą się do okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Wybraną metodę księgowania kosztów trzeba konsekwentnie stosować przez cały rok podatkowy.

Trzeba też zauważyć, że dzień poniesienia kosztów ustawodawca zróżnicował w zależności od rodzaju ksiąg, które prowadzi podatnik. I tak, u podatników prowadzących księgi rachunkowe, koszt podatkowy generalnie powstaje w dniu, w którym ujęto go w księgach, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości (art. 22 ust. 5d ustawy o PDOF).

Natomiast za datę poniesienia kosztu przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (bez względu na stosowaną przez nich metodę księgowania kosztów), co do zasady, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF).