Firma w mieszkaniu: wydatki a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Podatek dochodowy gdy firma w mieszkaniu

WAŻNE: Lokale (budynki) mieszkalne, a także spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, których wartość początkowa została ustalona metodą uproszczoną, nie podlegają objęciu ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

W artykule tym pominęliśmy przykłady dotyczące amortyzacji lokali mieszkalnych, pisaliśmy o tym jednak wielokrotnie na łamach naszego czasopisma, m.in. w Biuletynie Informacyjnym nr 8 z 10 marca 2012 r., w artykule pt. "Gdy na potrzeby prowadzonej działalności wykorzystywana jest tylko część budynku".

Wydatki na zakup wyposażenia do mieszkania, na potrzeby działalności gospodarczej

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu wymaga od przedsiębiorcy zakupu różnego rodzaju sprzętów (np. mebli biurowych, komputera, itp.). Wydatki te przedsiębiorca, co do zasady, będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, z tym jednak zastrzeżeniem, że sprzęty te będą służyły wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej, a nie prywatnym celom przedsiębiorcy lub członków jego rodziny.

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca prowadzi w mieszkaniu biuro rachunkowe i kupi np. żelazko, to wydatków na ten zakup nie będzie mógł ująć w kosztach podatkowych, ze względu na brak związku z prowadzoną działalnością.

Niektóre sprzęty nabywane do prowadzonej działalności gospodarczej mogą spełniać definicję środka trwałego. Wówczas wydatki poniesione na ich nabycie powinny zostać ujęte w kosztach podatkowych dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne.

Remont mieszkania wykorzystywanego na działalność
Przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów również wydatki remontowe, w takiej części, w jakiej przypadają na część mieszkania, która jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma tu znaczenia, czy mieszkanie zostało zaliczone do środków trwałych (wartości niematerialnych i prawnych).

Wielokrotnie na łamach naszego czasopisma pisaliśmy, co należy rozumieć pod pojęciem remontu, krótko tylko przypomnijmy, że remont polega na odtworzeniu, przywróceniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego lokalu (budynku).

1.2. Jak dokumentować koszty używania mieszkania na potrzeby działalności?

Koszty związane z używaniem mieszkania (lub jego części) do celów prowadzonej działalności gospodarczej ujmowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Zasady dokumentowania kosztów na potrzeby księgi podatkowej uregulowane zostały w § 12-14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z przepisów tych wynika, że zasadniczo podstawą zapisu w księdze podatkowej są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

W celu udokumentowania wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny, z którego musi wynikać przedmiot operacji i wysokość kosztu (wydatku). Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, czyli będzie to faktura VAT wystawiona na podatnika.

Z kolei odpisy amortyzacyjne mogą być zaksięgowane w księdze podatkowej na podstawie dowodów księgowych albo w oparciu o ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

1.3. Jaki podatek od nieruchomości od części zajętej na działalność gospodarczą?

Jeżeli mieszkanie zostało zajęte na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, to podatek od nieruchomości dotyczący tego mieszkania powinien być zapłacony według stawki wyższej. Jeżeli na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorca zajmie tylko część mieszkania, to od tej części zapłaci podatek według wyższej stawki, a od części służącej celom prywatnym - podatek według stawki niższej.
Takie stanowisko potwierdza również pismo Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów z 30 czerwca 2011 r., będące odpowiedzią na interpelację poselską nr 22929. W piśmie tym czytamy:
"(...) osoba, która we własnym budynku mieszkalnym lub jego części prowadzi działalność gospodarczą, zobowiązana jest do uiszczenia podatku od nieruchomości według stawek określonych w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (stawki wyższej, przewidzianej m.in. dla budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na działalność - przyp. red.).
Podkreślenia wymaga fakt, że części budynku mieszkalnego, które nie są faktycznie zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, będą podlegały opodatkowaniu według stawek określonych w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy (stawki niższej, przewidzianej dla budynków mieszkalnych lub ich części służących celom mieszkalnym - przyp. red.). (...)"

Może mieć miejsce również taka sytuacja, że przedsiębiorca nie wydzieli części mieszkania na działalność, gdyż powierzchnia wykorzystywana do działalności służy także celom prywatnym. Do kwestii tej odniósł się Prezydent Miasta Łodzi w postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 3 sierpnia 2007 r., nr IIIRF 31100/1/02/07:
"(...) Jeżeli zatem lokal mieszkalny lub jego część został zajęty na prowadzenie działalności gospodarczej, ale powierzchnie zajmowane na prowadzenie działalności gospodarczej służą jednocześnie celom mieszkalnym, to będą one korzystały ze stawki określonej w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, tj. jak dla budynków mieszkalnych. (...)"


Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.