Zasady wystawiania faktur (VAT) w roku 2013

Przeczytaj także: Zasady wystawiania faktur elektronicznych: kontrola biznesowa

Zmienione brzmienie przepisu § 4 rozporządzenia fakturowego nie wprowadziło zmian w stosunku do dotąd obowiązujących przepisów w zakresie podatników zobowiązanych do wystawiania faktur. Nadal są to podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, jak też podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 r. Nr 177, poz. 1054 oraz z 2012 r. poz. 1342; ustawy o VAT), dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Nowością jest dopuszczenie możliwości wystawiania faktur przez zarejestrowanych podatników VAT zwolnionych. Równocześnie podatnicy ci nie są pozbawieni możliwości wystawiania rachunków w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, które zgodnie z obowiązującym § 17 pkt 4 rozporządzenia fakturowego nadal są uznawane za faktury.

W efekcie zmian zarejestrowany podatnik VAT zwolniony może więc dokonać wyboru, czy udokumentować daną transakcję fakturą, na nowych zasadach wprowadzonych od dnia 1 stycznia 2013 r., czy też rachunkiem, na zasadach unormowanych przepisami Ordynacji podatkowej.

Znowelizowane przepisy § 5 rozporządzenia fakturowego zawierają katalog danych, które winna zawierać faktura. Część danych obligatoryjnie umieszczanych na fakturze pozostała niezmieniona, np. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, stawki podatku. Bez zmian pozostał również sposób wykazywania i zaokrąglania kwoty podatku. Niewielkim zmianom (doprecyzowującym) uległ przepis o możliwości określenia w fakturze również kwot podatku dotyczących wartości dostarczonych poszczególnych towarów i wyświadczonych usług. Pozostały również szczególne uregulowania dotyczące faktur wystawianych przy transakcjach trójstronnych (wprowadzono jedynie zmiany o charakterze redakcyjnym).

Ponadto wymóg umieszczania na fakturze niektórych danych uległ likwidacji, np. zlikwidowano obowiązek umieszczania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturach dokumentujących nabycie paliw czy obowiązek zamieszczania terminu płatności należności w przypadku małych podatników rozliczających się metodą kasową, co nie oznacza, że podatnicy dla własnych potrzeb dokumentacyjnych nie mogą zamieszczać takich danych. Resort finansów podaje, iż zmiany wprowadzone w rozporządzeniu fakturowym z początkiem 2013 r. generalnie uprościły zasady fakturowania i m.in. polegały na zmniejszeniu obowiązkowych danych na fakturze bądź na wprowadzeniu możliwości podawania niektórych danych innych niż dotychczas wymagane – w miejsce tych dotąd obowiązujących. Jednak, pomimo zniesienia obowiązku podawania niektórych danych w fakturze, podatnicy, którzy np. do końca 2012 r. oznaczali faktury wyrazami „faktura VAT”, nadal mogą to czynić w nowym stanie prawnym. Na fakturach podatnicy mogą także zamieszczać inne dane, które nie są już wymagane jako obowiązkowe od 1 stycznia 2013 r. Realne zmiany w fakturowaniu dotyczą niewielkiej grupy podatników, którzy rozliczają VAT w procedurach szczególnych oraz małych podatników stosujących metodę kasową - ale nawet ci podatnicy mogą zachować dotychczasowe oznaczenia faktur, pod warunkiem, że naniosą dodatkowe oznaczenia np. wyrazy „metoda kasowa” czy „procedura marży dla biur podróży”. W konsekwencji zmienione przepisy, które obowiązują od 1 stycznia 2013 r. miały nie powodować konieczności istotnych zmian w systemach księgowych.

Jeśli chodzi o obligatoryjne dane na fakturze, to w rozporządzeniu fakturowym zlikwidowano określenia „Faktura VAT-MP”, „Faktura VAT marża” oraz możliwość umieszczenia informacji, iż podatek VAT rozlicza nabywca. Jednocześnie wprowadzono obowiązek podania danych wynikających ze znowelizowanego brzmienia art. 226 dyrektywy 2006/112/WE poprzez obowiązek umieszczenia na fakturze:

1. wyrazów „metoda kasowa”, które zastępują dotychczasowe wyrażenie „Faktura VATMP” (stosownie do nowego brzmienia § 5 ust. 2 pkt 1),
2. wyrazu „samofakturowanie” (stosownie do nowego brzmienia § 5 ust. 2 pkt 2),
3. wyrazów „procedura marży dla biur podróży”, które zastępują dotychczasowe wyrażenie „FAKTURA VAT marża” bądź też odesłanie do przepisów art. 119 ustawy o VAT lub art. 306 dyrektywy (stosownie do § 5 ust. 2 pkt 3),
4. wyrazów „procedura marży – towary używane”; „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”, które zastępują dotychczasowe wyrażenie „FAKTURA VAT marża” bądź też odesłanie do przepisów art. 120 ustawy o VAT lub art. 313 dyrektywy (stosownie do § 5 ust. 2 pkt 4),
5. wyrazów „odwrotne obciążenie” – rozwiązanie to może być stosowane jako jedyne z dotychczasowych trzech obowiązujących oznaczeń dla tego rodzaju transakcji (stosownie do § 5 ust. 2 pkt 5),
6. stosownie do § 5 ust. 2 pkt 6:
   • przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
   • przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę lub takie świadczenie, lub
   • innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Tak jak już wskazano, podatnicy wystawiający do końca 2012 r. faktury „VAT-MP” czy też „VAT marża” nadal mogą zachować te oznaczenia, pod warunkiem wskazania również na fakturze wymaganych we wszystkich państwach członkowskich UE nowych oznaczeń.

W zakresie danych identyfikacyjnych podatnika, danymi takimi dla podatnika będącego osobą fizyczną jest imię i nazwisko. W fakturze podatnicy będący osobami fizycznymi powinni zatem podawać imię i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy.

Natomiast w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnicy niebędący osobami fizycznymi powinni zatem umieszczać nazwę bądź nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Prawidłowym rozwiązaniem jest także wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej.

Jeśli chodzi o adres na fakturze wystawionej przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, to na fakturze powinien być podawany, co do zasady, adres siedziby działalności gospodarczej podatnika, w rozumieniu ustawy o VAT. Przepisy nie precyzują, jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (miejsca zamieszkania, czy głównego miejsca prowadzenia działalności – jeżeli to główne miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym miejscu niż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskazać w fakturze. Przyjąć zatem należy, że będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być, co do zasady, adres zamieszkania. Jednak w sytuacji, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności. Nie ma też przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem że nie zakłóca to czytelności faktury.