Paragon fiskalny dokumentuje koszty w księdze podatkowej

Przeczytaj także: Zakup paliwa na paragon w kosztach uzyskania przychodu?

Zasady prowadzenia księgi podatkowej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowody, na podstawie których stosowne zapisy mogą być dokonane, zostały określone w §12 tego rozporządzenia. Są to przede wszystkim faktury, faktury VAT RR, rachunki czy dokumenty celne. To dokumenty podstawowe, ale nie jedyne.

Kolejna lista dowodów księgowych znalazła się w §13 rozporządzenia, wymienia się tutaj m.in. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, dowody przesunięć, opłat pocztowych i bankowych oraz inne dowody opłat.

Możliwość dokumentowania zakupów paragonami fiskalnymi znalazła się natomiast w §14 ust. 4 i 5. Ten ostatni mówi o zakupie za granicą paliwa i olejów. Dla nas istotny jest natomiast ust. 4

Aby jednak paragon stał się dowodem księgowym, na podstawie którego podatnik ujmie koszt, na jego odwrocie musi uzupełnić zawartą w nim treść, poprzez wpisanie swojego nazwiska (nazwy zakładu), adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru. Nic nie stoi przy tym na przeszkodzie aby w celu uzupełnienia paragonu o dane identyfikacyjne, przybić pieczątkę firmową.

W związku z powyższym zakup chociażby w sklepie detalicznym na potrzeby firmy środków czystości i bhp, czy materiałów biurowych, który został udokumentowany paragonem fiskalnym, po uzupełnieniu o wskazane informacje, może zostać wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako koszt uzyskania przychodu w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w dacie paragonu.

Należy jednak pamiętać, że paragon taki nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego. Nadto jeżeli zakup będzie dotyczył towarów innych, aniżeli wyżej wymienionych, podatnik nie ma prawa poniesionego wydatku, a udokumentowanego paragonem, wpisać do podatkowej księgi.

W takiej sytuacji podatnik winien wystąpić do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury. Trzeba jednak pamiętać, aby żądanie to zgłosić sprzedawcy w odpowiednim terminie. Sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury tylko w przypadku, gdy żądanie zostanie mu zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar (o czym mówi art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Po upływie tego okresu wystawienie faktury będzie uzależnione jedynie od dobrej woli sprzedawcy.