Zakup paliwa na paragon w kosztach uzyskania przychodu?

Przeczytaj także: Paragon fiskalny dokumentuje koszty w księdze podatkowej

Niemniej każdorazowo w pierwszej kolejności należy sprawdzać, czy dany wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu, która to znalazła się w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Chodzi tutaj o łączne spełnienie trzech warunków:

• wydatek jest ponoszony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• wydatek taki nie może być wymieniony w art. 23 ustawy, który mówi czego za koszty uzyskania przychodów się nie uważa,
• wydatek musi być prawidłowo udokumentowany (co raczej wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej i interpretacyjnej aniżeli bezpośrednio z przepisów ustawy, niemniej o tej kwestii także nie można zapominać.

Ustawa o podatku dochodowym nie wskazuje przy tym wprost, w jaki dokładnie sposób wydatki winny być dokumentowane. Niemniej ta kwestia znalazła się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak nietrudno się domyślić, podstawowymi dowodami zakupu (a więc dokumentującymi poniesione wydatki) są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Niemniej to nie jedyne dokumenty kosztowe.

Jak się okazuje, dokumentem takim może być także… paragon, ale tylko w niektórych sytuacjach.
I tak §14 ust. 4 rozporządzenia mówi, że zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w:

• datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon,
• ilość nabytego towaru,
• cenę jednostkową towaru,
• wartość, za jaką dokonano zakupu.

. Ponadto na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść także o swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Ust. 5 przytoczonej regulacji mówi zaś, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów, mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Niemniej i te dowody muszą zawierać powyższe informacje.

Nie można także zapominać o innej bardzo ważnej kwestii, mówiącej o tym, że zapisów w księdze dokonuje się w języku polskim i walucie polskiej (§12 ust. 1 rozporządzenia). Tym samym wartości wyrażone w walutach obcych należy tutaj przeliczyć na złote polskie, przy czym wynik tego obliczenia winien się znaleźć bezpośrednio na paragonie albo na załączniku do niego sporządzonym.

§12 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi mówi, że dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Zgodnie z art. 11a ust. 2 w związku z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przeliczenia należy tutaj dokonać po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia paragonu.