Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Własna odzież robocza pracownika: ekwiwalent zwolniony z PIT

Pracodawca zobowiązany jest zatem do prania, konserwacji, naprawy, odpylania czy też odkażania odzieży roboczej. W sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, winny jest wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za poniesione w tym celu koszty. Wypłacony w ten sposób ekwiwalent stanowi przychód podatkowy pracownika, który może jednak pod pewnymi warunkami skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako ustawa o PDOF), przychodami ze stosunku pracy są nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz różnego rodzaju dodatki i nagrody, ale również inne przysporzenia majątkowe, takie jak świadczenia nieodpłatne lub świadczenia częściowo odpłatne.

Dla określenia konsekwencji podatkowych należy jednak zwrócić uwagę, że obowiązek zapewnienia pracownikowi odzieży ochronnej oraz jej prania wynika z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2376 k.p. w zw. z art. 2379 k.p.).

Jak stanowi z kolei art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.


Mając na uwadze powyższe regulacje należy stwierdzić, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania. Jego wysokość powinna być jednak obliczona z uwzględnieniem wszystkich ponoszonych przez pracownika kosztów.

Należy przy tym wskazać, że skorzystanie ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF nie jest uzależnione od każdorazowego dokumentowania ponoszonych przez pracownika kosztów związanych z praniem odzieży roboczej. Ekwiwalent może bowiem stanowić kwota stała, której wysokość musi jednak uwzględniać rzeczywiście poniesione koszty (zob. wyrok SN z 19.04.2017 r., sygn. akt: II UK 198/16). Zgodnie z powyższym, przy ustalaniu stałej kwoty ekwiwalentu należy uwzględnić ceny wody, energii, środków czystości itp. lub też ustalić ją w oparciu o uśrednione ceny prania poszczególnych części odzieży, stosowane przez pralnie komercyjne w miejscowości, w której położony jest zakład pracy.

Kwotę stałą można także określić na podstawie wzajemnego porozumienia pracodawcy z pracownikami (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3.04,2017 r., znak: 1462-IPPB4.4511.81.2017.1.IM, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17.01.2017 r., znak: 1462-IPPB4.4511.1259.2016.2.AK oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8.08.2013 r., znak: IBPBII/1/415-527/13/MK).