Kasy fiskalne 2019: do dziś trzeba wywiązać się z nowych obowiązków

Przeczytaj także: Kasa fiskalna online - co nowego od maja 2019?

Podatnicy prowadzący ewidencję przy pomocy kasy rejestrującej, winni wystawiać paragony fiskalne bez żądania nabywcy, dokumentujące nie tylko dokonaną sprzedaż, ale także otrzymane przedpłaty czy zaliczki. Po zakończeniu sprzedaży w danym dniu winni też wystawić raport dobowy, a po zakończeniu miesiąca – raport miesięczny (do 25 dnia miesiąca następnego).

Gdy kasę fiskalną obsługuje pracownik

W przypadku, gdy urządzenia fiskalne obsługuje nie tylko przedsiębiorca, ale także jego pracownicy (bądź inne osoby), ci ostatni są zapoznawani z obsługą kasy. Do tej pory obowiązek taki nie wynikał z przepisów, niemniej był w zasadzie nieodzownym elementem szkolenia pracownika – wszak musi on wiedzieć jak prawidłowo wywiązywać się ze swoich obowiązków. Obecnie jednakże ustawodawca wymaga potwierdzenia na piśmie „takiego przeszkolenia”.

Oświadczenie należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden pozostaje u przedsiębiorcy, a drugi otrzymuje przeszkolona osoba.

Warto przy tym podkreślić, że dla ustawodawcy nie ma znaczenia forma oraz sposób zatrudnienia. Z informacją na temat obsługi kasy ma się zapoznać każdy, kto będzie używał tego urządzenia, a dopilnować tego obowiązku musi przedsiębiorca. Informację winieni zatem podpisać nie tylko pracownik, ale też osoba pracująca na podstawie umowy cywilno-prawnej, pomocnik w postaci członka rodziny czy inna osoba.

Co w informacji

Ustawodawca określił jednoznacznie, co w informacji o zasadach ewidencji winno się znaleźć (podobnie zresztą jak w oświadczeniu). Jej wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Wzór informacji

I. Informacja o zasadach ewidencji
A. Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego:

1. Każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej.
2. Sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania.
3. Paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.).
4. Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania.
5. Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży.
6. Paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej.
7. Dokument, który nie zawiera danych wymienionych w pkt 6, nie jest paragonem fiskalnym.

B. Skutki nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego:

1. Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.)).
2. Niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.
3. Wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury)

II. Oświadczenie osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji

A. Dane podatnika: tj. NIP podatnika, jego nazwa (w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne, nazwisko i pierwsze imię (w przypadku osób fizycznych).

B. Dane osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej: nazwisko i pierwsze imię, numer PESEL.

C. Treść oświadczenia
Oświadczam, że podatnik zapoznał mnie z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad, objętymi informacją o zasadach ewidencji.
Oświadczam, że znam obowiązki wskazane w informacji o zasadach ewidencji. Wiem, że za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo niewydanie paragonu fiskalnego (faktury), w tym wydanie z kasy rejestrującej dokumentu innego niż paragon fiskalny (faktura), mogę zostać ukarany/a karą grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.
D. Data i miejsce sporządzenia oświadczenia oraz podpis składającego oświadczenie