Korzystanie z KSeF - doprecyzowanie dla grup VAT oraz jednostek samorządu terytorialnego

Przeczytaj także: Czy Krajowy System e-Faktur będzie bezpieczny?

Zmiany istotne dla jednostek wewnętrznych JST i członków grup VAT

Zgodnie z mechanizmem działania KSeF podatnik posiada uprawnienia pierwotne, które pozwalają na dostęp do faktur ustrukturyzowanych, a także nadawanie odpowiednich uprawnień innym osobom. Jeśli więc w proces wystawiania i odbierania faktur zaangażowane są między innymi pracownik podatnika czy też podmiot obsługujący go w zakresie księgowości konieczne jest najpierw umożliwienie mu korzystania z systemu.

Dotychczasowy kształt regulacji w sprawie korzystania z KSeF nie uwzględniał jednak schematu fakturowania VAT w jednostkach samorządu terytorialnego, a także grupach VAT. Dotyczy to przypadków, kiedy faktury z tym samym numerem NIP wystawia kilka jednostek, które dla organu podatkowego są jednym podatnikiem. W szczególności w tym zakresie nie funkcjonują odrębnie w przypadku JST samorządowe jednostki budżetowe lub samorządowe zakłady budżetowe. Dotyczy to również nowego rodzaju podatnika w postaci grupy VAT, który jako utworzony z odrębnych dotąd jednostek będzie posługiwać się jednym numerem NIP.

Opublikowany projekt ma na celu dostosowanie systemu do potrzeb wymienionych dwóch rodzajów podatników. Zgodnie ze zmienianym §2 ust. 2 pkt 3 lit. c i d rozporządzenia uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie posiadać osoba fizyczna wskazana przez jednostkę samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego oraz grupę VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT.



Wprowadzone rozwiązanie ma umożliwić nadanie szczególnego rodzaju uprawnień do korzystania z KSeF ograniczonego do jednostek wewnętrznych wymienionych rodzajów podatników. W konsekwencji nowy typ zezwolenia na korzystanie z systemu zawęża dostęp podmiotu uprawnionego do fakturowania do rozliczeń jednostki wewnętrznej JST lub członka grupy VAT. Osoba posiadająca takie uprawnienia w założeniu nie będzie mieć zatem wglądu do faktur innych jednostek wewnętrznych JST lub grupy VAT. Nadawanie uprawnień w przypadku samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego lub członków grupy VAT zgodnie z treścią rozporządzenia będzie przy tym możliwe wyłącznie elektronicznie.

Projekt rozporządzenia nie wskazuje, jednakże w jaki sposób KSeF przyporządkuje konkretne faktury do poszczególnych jednostek wewnętrznych JST czy grupy VAT. Przypomnieć należy, że dane podmiotów wewnętrznych mogą zostać wskazane na dokumencie sprzedaży, lecz są zgodnie z przepisami ustawy o VAT jedynie fakultatywnym elementem faktury.

W przypadku innych jednostek pomocniczych JST nie przewidziano możliwości nadawania nowego szczególnego rodzaju uprawnień. Korzystanie z KSeF oparte będzie zatem na zasadach ogólnych.

Zmiany w załączniku do rozporządzenia ZAW-FA

W projekcie rozstrzygnięto również wątpliwości w zakresie nadawania uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku uwierzytelniania poprzez zawiadomienie ZAW-FA złożone w formie papierowej do naczelnika Urzędu Skarbowego.

Ten sposób nadawania uprawnień przewidziano specjalnie dla podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelniania się w systemie, a także dla obywateli innych krajów nieposiadających PESEL, NIP ani polskiego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Umożliwia on nadanie uprawnień do korzystania z KSeF dla wskazanej osoby, która będzie posiadała możliwość uwierzytelnienia się w systemie i z jego wykorzystaniem będzie dokonywała poszczególnych czynności związanych z fakturami ustrukturowanymi bądź nadania dalszych uprawnień.

Założeniem tego rozwiązania jest wskazanie jednej osoby, która będzie nadawać dalsze uprawnienia już z wykorzystaniem systemu. W § 1 pkt 4 rozporządzenia zaktualizowano brzmienie objaśnienia nr 2 załącznika do rozporządzenia ZAW-FA, w którym to doprecyzowano, iż wskazanie kolejnej osoby uprawnionej jest możliwe po odebraniu uprawnień osobie uprzednio wskazanej.

Zakłada się, że rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Projekt z dnia 16 sierpnia 2022 r. rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur