Faktura proforma a KSeF. Co muszą wiedzieć przedsiębiorcy i czy trzeba ją przesyłać do systemu?

Przeczytaj także: Faktury zagraniczne a KSeF: jak prawidłowo je wystawiać i rozliczać?

- Faktura proforma pełni jedynie funkcję informacyjną – nie dokumentuje sprzedaży ani powstania obowiązku podatkowego. To zapowiedź przyszłej transakcji, na podstawie której kontrahent może dokonać płatności, ale nie stanowi dowodu księgowego – wyjaśnia Beata Tęgowska. Podkreśla, że KSeF został stworzony wyłącznie dla faktur sprzedażowych i korygujących, które wywołują skutki podatkowe.

Ekspertka zwraca uwagę, że choć proforma może przypominać zwykłą fakturę, nie należy jej mylić z dokumentem sprzedaży. - Nie trzeba i wręcz nie powinno się jej przesyłać do KSeF, ponieważ mogłoby to wprowadzić w błąd organy podatkowe lub kontrahentów. Wysyłka proformy do systemu mogłaby zostać potraktowana jako faktyczna sprzedaż.

Po otrzymaniu płatności na podstawie proformy przedsiębiorca powinien wystawić właściwą fakturę VAT, która już podlega przesłaniu do KSeF. - Dopiero ta faktura – a nie proforma – jest dokumentem księgowym, generującym obowiązek podatkowy – podkreśla ekspertka Systim.pl.

Podsumowując, faktury proforma nie są i nie będą wprowadzane do Krajowego Systemu e-Faktur. Proforma pozostaje narzędziem biznesowym o charakterze informacyjnym, a nie księgowym. Przedsiębiorcy powinni kontynuować dotychczasową praktykę – wystawiać proformy poza systemem, a dopiero po dokonaniu płatności generować faktury ustrukturyzowane w KSeF.