KSeF od A do Z: praktyczny słownik pojęć e-fakturowania

Przeczytaj także: Ruszają testy KSeF 2.0 - jak firmy mogą się przygotować?

Przedsiębiorcy od kilku lat żyją w niepewności związanej z reformą w fakturowaniu, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Rewolucja w wystawianiu faktur kojarzy im się z drastycznymi zmianami i obowiązkami, których woleliby uniknąć. Czy jednak wystawianie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur rzeczywiście jest takie skomplikowane?

Materiały szkoleniowe, zarówno komercyjne, jak i te opracowywane przez rząd, często napisane są bardzo skomplikowanym, nieprzystępnym językiem, przez co dla wielu osób bywają trudne do przyswojenia. A przecież ważne, żeby definicje były dla wszystkich jasne i zrozumiałe. Poniżej znajduje się wyjaśnienie podstawowych pojęć związanych z reformą:

Autoryzacja
To sprawdzenie, czy ktoś ma prawo wejść do systemu. Tak jak klucz otwiera drzwi, tak autoryzacja pozwala zalogować się i wystawić fakturę w KSeF.

Bezpieczeństwo
Do KSeF codziennie trafią miliony faktur – to ogromna baza danych o polskiej gospodarce. Dlatego system ma silne zabezpieczenia i dokumenty będą tam bezpieczne.

Certyfikat
Certyfikat KSeF to elektroniczny dowód tożsamości firmy lub osoby. Dzięki niemu można bezpiecznie wejść do KSeF i podpisać fakturę tak, aby nikt nie miał wątpliwości, kto ją wystawił.

Data wystawienia faktury
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, ale datą wystawienia pozostaje data, jaką wprowadził sprzedawca.

E-faktura
To faktura w wersji elektronicznej w formacie xml. i zgodna ze strukturą logiczną KSeF. W KSeF każda faktura trafia do systemu online i tam jest przechowywana – nie trzeba jej drukować ani wysyłać mailem.

Faktura ustrukturyzowana
To faktura w jednolitym formacie KSeF (plik xml.). Każda ma te same elementy, np. datę, numer czy NIP. Dzięki temu programy księgowe łatwo je odczytują i księgują bez pomyłek.

Grupa faktur
To kilka faktur wysłanych w jednym pliku do KSeF. Wygodne rozwiązanie, gdy trzeba wystawić wiele podobnych dokumentów, np. co miesiąc dla stałych klientów.

Harmonogram wdrożenia KSeF
To plan wprowadzenia systemu krok po kroku. Najpierw KSeF był dobrowolny, a w 2026 r. wejdzie etapami w lutym i kwietniu. Dzięki temu firmy mają czas na przygotowania do wdrożenia.

ID faktury
To długi numer nadawany automatycznie przez KSeF. Każda faktura dostaje własny, niepowtarzalny identyfikator, którego nie można nadać samemu. Dzięki temu system łatwo odróżnia dokumenty.

Jednolity standard danych
To zasada, że wszystkie faktury w KSeF mają taki sam układ – zawsze te same pola, np. numer, data czy NIP. Dzięki temu programy księgowe mogą je szybko odczytać i zaksięgować.

Księgowość a KSeF
KSeF może być połączony z programami księgowymi. Faktury trafiają wtedy do księgowości automatycznie, bez ręcznego przepisywania danych. To znacząco ułatwia pracę księgowych.

Logowanie do KSeF
To sposób wejścia do systemu. Można się zalogować np. przez profil zaufany, podpis elektroniczny albo program księgowy podłączony do KSeF.

Mikroprzedsiębiorca a KSeF
Najmniejsi przedsiębiorcy mają odroczenie: jeśli firma ma sprzedaż poniżej 10 000 zł miesięcznie, do końca 2026 roku nie musi wystawiać faktur przez KSeF. Po 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie także tę grupę.

NIP w KSeF
To numer identyfikacyjny firmy lub osoby prowadzącej działalność. W KSeF zawsze trzeba go wpisać poprawnie, bo na jego podstawie system rozpoznaje, kto wystawił i kto otrzymał fakturę.

Obieg faktur w KSeF
Po wystawieniu faktura trafia do centralnego systemu KSeF, gdzie odbiorca ma do niej dostęp po zalogowaniu. Nie jest automatycznie wysyłana, trzeba ją pobrać samemu.

Przelewy KSeF
Od 1 stycznia 2027 r. płacąc za fakturę ustrukturyzowaną należy w tytule przelewu podać numer faktury nadany przez KSeF lub identyfikator zbiorczy, jeśli przelew dotyczy kilku dokumentów.

Rejestr faktur
To lista wszystkich faktur wystawionych i odebranych w KSeF. Dzięki niej przedsiębiorca i księgowy mogą szybko sprawdzić, jakie dokumenty już trafiły do systemu.

Sankcje za brak korzystania z KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie od 2026 r., ale kary za jego niestosowanie zostaną wprowadzone dopiero od 1 stycznia 2027 r. Przez cały 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym błędy nie będą skutkowały sankcjami.

Środowisko przedprodukcyjne KSeF 2.0
To bezpieczna wersja KSeF do nauki. Najpierw działał KSeF 1.0, a od 15 października startuje DEMO KSeF 2.0. Wystawione tu faktury nie mają mocy prawnej – służą tylko do ćwiczeń i sprawdzenia, jak działa system.

Tryb offline i offline24
Jeśli system będzie niedostępny lub internet zawiedzie, fakturę można wystawić poza KSeF, ale należy dosłać ją do systemu, zwykle następnego dnia roboczego, albo jeśli wystąpiła nieplanowana awaria od strony KSeF-u, w ciągu 7 dni roboczych od ustąpienia problemu.

Użytkownik KSeF
To osoba, która ma dostęp do systemu – może to być właściciel firmy, księgowy albo pracownik. Uprawnienia nadaje się w KSeF, więc zawsze wiadomo, kto może wystawiać lub pobierać faktury.

VAT a KSeF
Dzięki KSeF zwrot VAT można otrzymać w 40 zamiast 60 dni, pod warunkiem, że wszystkie faktury sprzedaży będą wystawione w systemie KSeF oraz spełnione zostaną dodatkowe wymagania (np. dana osoba jest czynnym podatnikiem VAT, posiada rachunek z “Białej listy”).

Weryfikacja faktury
W KSeF każda faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności z wymogami faktury ustrukturyzowanej. Jeśli w polach obligatoryjnych czegoś brakuje, system ją odrzuci i trzeba wystawić poprawną wersję.

XML format
To język, w którym zapisane są faktury w KSeF. Każda ma ustalony układ danych, dzięki czemu systemy księgowe łatwo je wczytują. Faktury można też pobrać z KSeF w pliku XML. lub w podglądzie PDF.

Z jak zgoda na KSeF
Zrozumienie KSeF jest konieczne nie tylko po to, by wypełnić obowiązek wobec państwa. To także szansa, by na tym zyskać - porządkując przy okazji obieg dokumentów w firmie, szybciej odnajdywać faktury, zyskać pewność, że dane są bezpieczne, a w wielu przypadkach także otrzymać szybszy zwrot VAT. Dzięki temu KSeF może stać się realnym wsparciem w codziennej działalności, a nie tylko kolejnym wymogiem formalnym.

Reforma KSeF jest już zatwierdzona i niebawem wejdzie w życie. Warto ją zaakceptować i krok po kroku wdrażać w swojej firmie. Można zacząć od logowania do systemu rządowego i sprawdzić, jak działa.

Jest na to trochę czasu, ponieważ przepisy przewidują okres przejściowy. Odpowiedzialne podejście sprawi, że wejście w nowy system odbędzie się w sposób płynny. Stopniowe wdrażanie KSeF pozwala lepiej zorganizować pracę, ułożyć procesy w firmie i przygotować się tak, aby nowe zasady działały sprawnie od pierwszego dnia obowiązywania systemu.

Autorka: Ewa Gałka, Specjalista ds. wdrożenia systemu w CashDirector S.A.