Co o KSeF musi wiedzieć każdy przedsiębiorca? Ekspert wyjaśnia zmiany od 2026 r.

Przeczytaj także: KSeF od A do Z: praktyczny słownik pojęć e-fakturowania

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wdrażany etapowo. Największe podmioty, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto, wejdą do systemu 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy – 1 kwietnia 2026 r. Dla najmniejszych, a więc takich, których łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, przewidziano dodatkowy termin: 1 stycznia 2027 r.

Jeden proces wystawiania, integracja z programami i tryb awaryjny

Wystawianie faktur pozostanie elementem codziennej pracy w programie finansowo-księgowym lub fakturującym. Jednocześnie aplikacje te będą łączyły się odtąd z KseF i przekazywały dokumenty w ustrukturyzowanym formacie.

Programy, które są obecnie na rynku, będą musiały być dostosowane do KSeF-u. Przedsiębiorca będzie wystawiał fakturę jednorazowo, poprzez swój program skorelowany z KSeF – tłumaczy doradca podatkowy Jacek Dziuba.

W razie niedostępności systemu po stronie przedsiębiorcy lub KSeF, możliwe będzie wystawienie faktury w trybie awaryjnym i przekazanie jej do systemu po usunięciu problemu. W takim przypadku datą wystawienia pozostaje data umieszczona na fakturze, a numer KSeF zostanie nadany w momencie późniejszego przyjęcia dokumentu przez system.

Daty istotne dla rozliczeń: wystawienie, numer KSeF, sprzedaż

KSeF będzie miał za zadanie uporządkowanie trzech aspektów związanych z fakturami. Datą wystawienia co do zasady będzie dzień przesłania dokumentu do systemu. W trybie awaryjnym – data wskazana na fakturze. Datą „otrzymania” po stronie nabywcy staje się chwila nadania numeru KSeF. Niezależnie od tych zdarzeń pozostaje data sprzedaży/wykonania usługi, istotna dla powstania obowiązku podatkowego na zasadach ogólnych.

W praktyce to nadanie numeru KSeF będzie decydowało o momencie, w którym nabywca może ująć fakturę po swojej stronie. Z tego względu opóźnianie wysyłki dokumentów do KSeF może przesuwać odliczenie podatku na późniejszy okres.

Jeśli przedsiębiorca nie wystawi faktury z końcem trwającego miesiąca, to odliczenie VAT-u będzie możliwe dopiero po upływie miesiąca nadchodzącego, a nie w trakcie jego trwania – zauważa Jacek Dziuba, zwracając uwagę na wpływ terminowości na rozliczenia po stronie kontrahenta.

Zwrot VAT szybciej o 20 dni

Podstawowy termin zwrotu ma ulec skróceniu – z 60 do 40 dni. Już teraz – zanim KSeF stanie się obowiązkowy – będzie można uzyskać zwrot w 40 dni, o ile spełni się ustawowe warunki (m.in. rozliczanie sprzedaży fakturami w KSeF i brak zaległości podatkowych).

Po uruchomieniu obowiązkowego KSeF termin 40 dni ma stać się standardem dla wszystkich. Niezmiennie urząd skarbowy może wydłużyć zwrot, jeśli konieczne będzie zweryfikowanie rozliczenia.

Archiwizacja i dostęp do danych

KSeF zapewni dostęp do e-faktur przez 10 lat. To upraszcza kontrolę, odtwarzanie historii i dostęp do dokumentów w relacjach z kontrahentami. Po tym okresie odpowiedzialność za przechowywanie dokumentów będzie wracała do podatnika.

W praktyce jednak część dokumentów firmy i tak przechowują dłużej, np. gdy dotyczą one środków trwałych, inwestycji, projektów finansowanych ze środków publicznych lub potencjalnych sporów – podsumowuje specjalista.

Transparentność obrotu i spójność ewidencji

Organy podatkowe zapewnią sobie bieżący wgląd w dane o wystawianych i otrzymywanych fakturach. Dla przedsiębiorców będzie to oznaczało większą przewidywalność w obszarze weryfikacji rozliczeń oraz potrzebę spójności między dokumentami w KSeF a ewidencjami.

Od tej pory Urząd Skarbowy będzie miał dostęp do wszystkich wystawianych przez przedsiębiorcę faktur. Będzie to miało na celu zmniejszenie pola do nadużyć – wskazuje doradca.

2026 r. jako okres przejściowy, sankcje od 2027 r.

Deklaracje resortu finansów stanowią, że w 2026 r. priorytetem będzie stabilne uruchomienie rozwiązania i wsparcie podatników dostosowujących się do nowego systemu. Ma być to rok testowy, jednak w praktyce warto z wyprzedzeniem poznać i uporządkować związane z tym procesy i integracje.

Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF mają być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. Niezależnie od tego przedsiębiorcy powinni dbać o rzetelność i spójność danych już w 2026 r., aby uniknąć korekt, wezwań i opóźnień w rozliczeniach – przestrzega Jacek Dziuba.

To warto zrobić już teraz

Firmy już dziś powinny zaplanować wszystkie prace wdrożeniowe, takie jak: aktualizację oprogramowania, przegląd obiegów dokumentów, procedury na wypadek trybu awaryjnego, politykę archiwizacji oraz szkolenia dla zespołów finansowych i sprzedażowych.

Będzie to przepis realnie wzmacniający pozycję państwa, a w praktyce dyscyplinujący przedsiębiorców – podsumowuje Jacek Dziuba.

Wczesne przygotowanie do nadchodzących zmian ograniczy ryzyko powstawanie przestojów oraz pozwoli na skorzystanie z przyspieszonego zwrotu VAT w standardowym trybie.