Ruszają testy KSeF 2.0 - jak firmy mogą się przygotować?

Przeczytaj także: Certyfikaty KSeF - nowa forma uwierzytelniania w systemie e-Faktur

Udostępnione oprogramowanie pozwoli organizacjom sprawdzić, jak ich obecne narzędzia do fakturowania współpracują z KSeF. To ważny krok przed wejściem w życie obowiązku w przyszłym roku, choć nie kończy on procesu przygotowań. W listopadzie resort finansów udostępni dodatkowo próbną wersję Aplikacji Podatnika oraz Modułu Certyfikatów i Uprawnień. Dopiero dzięki nim będzie można przygotować się w pełni uwzględniając m.in. obsługę faktur w przypadku awarii systemu.

Dlaczego warto zacząć wcześniej?

Według badania WEBCON, w ubiegłym roku aż 44% firm jako największe wyzwanie związane z KSeF wymieniało dostosowanie do nowych wymogów procedur i narzędzi, z których korzystają. Dlatego kluczowe będzie zarówno przygotowanie pracowników i uzyskanie dla nich odpowiednich uprawnień, jak i sprawdzenie czy systemy księgowe i finansowe wykorzystywane w organizacjach poprawnie integrują się z KSeF. Wcześniejsze testy pozwolą zidentyfikować wąskie gardła, uniknąć problemów organizacyjnych i technologicznych oraz dostosować procesy finansowe do nowych realiów.

Obowiązkowe wdrożenie KSeF to jednak nie tylko wyzwanie, ale też szansa. Jednolity, cyfrowy format e-faktur może usprawnić nie tylko rozliczenia, ale także raportowanie, kontrolę kosztów czy zarządzanie budżetami. Dane przesyłane w schemie FA(3) mogą stać się solidną bazą do automatyzacji procesów finansowych i dalszej digitalizacji.

Firmy, które odłożą przygotowania do 2026 roku, ryzykują wdrażanie systemu w pośpiechu i korzystanie z tymczasowych, prowizorycznych rozwiązań. Przy tak dużej zmianie to scenariusz wyjątkowo ryzykowny.

„Skutki uboczne” KSeF

KSeF oznacza nie tylko zmianę technologiczną, ale przede wszystkim biznesową. Wszystkie faktury powiązane z jednym NIP-em – niezależnie od rodzaju transakcji – będą trafiały do jednego „koszyka”.

Dodatkowe wyzwania to m.in. brak możliwości przesyłania wielu załączników w systemie, brak jednoznacznych oznaczeń dla faktur związanych z delegacjami czy obsługa tych samych dokumentów z dwóch źródeł np. w przypadku awarii KSeF. Niezbędne będzie także dostosowanie słowników w systemach firmowych.

Dlatego już dziś warto zaplanować działania i maksymalnie wykorzystać czas, jaki pozostał do obowiązkowego wdrożenia. Im szybciej firmy rozpoczną przygotowania, tym większą zyskają przewagę – zarówno organizacyjną, jak i technologiczną.

Autor: Anna Puka, Dyrektor działu Pre-sales Consulting w WEBCON