System kontroli eksportu (ECS): ryzyko sprzedawcy

Przeczytaj także: Eksport towaru: zamiast SAD potwierdzenie z Poczty Polskiej?

Potwierdzenie wywozu towaru jest podstawą do stosowania stawki podatku VAT 0% do dokonanej dostawy. Na gruncie VAT wyróżniamy dwa rodzaje eksportu, eksport bezpośredni –wywóz towarów dokonywany przez sprzedawcę lub na jego rzecz , oraz eksport pośredni – wywozu dokonuje nabywca lub jest on dokonywany na jego rzecz. W zależności od tego, z jakim rodzajem eksportu mamy do czynienia, zasady dokumentowania prawa do stosowania stawki podatku w wysokości 0% są różne. W przypadku eksportu bezpośredniego sprzedawca powinien posiadać dokument potwierdzający wywóz, zaś w tym drugim wypadku powinien posiadać kopię dokumentu potwierdzającego wywóz, z którego dodatkowo wynika tożsamość towarów będących przedmiotem dostawy i wywozu.

Prawidłowe rozliczenie VAT, oprócz uzyskania dokumentu potwierdzającego wywóz, wymaga udokumentowania momentu otrzymania takiego dokumentu. Nie jest to problemem w systemie ECS, gdy sprzedawca jest eksporterem – otrzymuje on e-mail z komunikatem IE599 potwierdzającym wywóz bezpośrednio od organu celnego. Zarówno treść komunikatu, jak i moment jego otrzymania jest zapisywana w systemie elektronicznym i eksportera i organu. Problemy mogą pojawić się przy eksporcie pośrednim. Wtedy sprzedawca powinien posiadać kopię dokumentu potwierdzającego wywóz. Eksporter powinien mu przesłać otrzymanego e-maila wraz z załączonym komunikatem w oryginalnej formie podpisanym elektronicznie. Podatnik musi przechowywać taki komunikat w niezmienionej formie wraz z e-mailem w którym go otrzymał, wyłącznie w ten sposób może udowodnić fakt wywozu i moment uzyskania kopii dokumentu potwierdzającego wywóz. Istotne znaczenie ma również opis towaru w treści komunikatu. Sprzedawca bowiem może nie być w ogóle ujawniony w treści komunikatu. A więc zawarty tam opis towaru jest jedynym dowodem wywozu sprzedanych towarów na który można powołać się w trakcie kontroli. Należy również pamiętać, iż jakakolwiek zmiana w treści tego komunikatu spowoduje utratę jego autentyczności i wartości dowodowej.

Sprzedawcy towarów, wywożonych w ramach eksportu pośredniego, powinni uwzględnić w umowach możliwość dochodzenia przekazania tego komunikatu w odpowiedniej formie przez nabywcę. Warto zabezpieczyć się w takim wypadku karą umowną w wysokości należnego VAT, gdyż nabywca nie ponosząc odpowiedzialności majątkowej za przekazanie potwierdzenia wywozu może nie być zainteresowany dostarczeniem dokumentów w odpowiedniej formie.