Najem samochodu osobowego od pracownika a podatek

Przeczytaj także: Rozliczenie ubezpieczenia wynajmowanego samochodu osobowego

Przychód po stronie pracownika

Pracownik, który wynajmie swój samochód pracodawcy, musi pamiętać, że otrzymywany z tego tytuł czynsz jest dla niego przychodem podatkowym, który musi opodatkować. Wybór formy opodatkowania należy tutaj do pracownika. Pracownik może takie wynagrodzenie za wynajmowany samochód opodatkować albo podatkiem zryczałtowanym, albo na zasadach ogólnych. Istotne jest także to, czy najem ten jest świadczony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Podatek ten może być opłacany:

• na zasadach ogólnych wg skali podatkowej; ta forma opodatkowania ma zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy pracownik wynajmuje samochód prywatnie, jak też w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (o ile działalność ta jest tą formą podatku dochodowego opodatkowana)
• na zasadach ogólnych wg 19-proc. stawki liniowej, jeżeli najem jest świadczony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowanej tym podatkiem
• zryczałtowanym podatkiem dochodowym wg stawki 8,5 proc., jeżeli najem nie jest świadczony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej; nadmienić tutaj należy także, że stawka 8,5 proc. ma zastosowanie do przychodu z najmu nieprzekraczającego w danym roku limitu 4 000 euro (15 072 zł w 2008 r. w przeliczeniu na złote polskie), nadwyżkę ponad ten limit trzeba opodatkować wg stawki 20 proc. (art. 12 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o ryczałcie ewidencjonowanym)
• zryczałtowanym podatkiem dochodowym wg stawki 17 proc, jeżeli najem samochodu osobowego jest świadczony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowanej tym podatkiem (art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. g) ustawy o ryczałcie ewidencjonowanym).

Pracownik musi sam obliczyć należną zaliczkę na podatek (w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych) bądź należny podatek (w przypadku opodatkowania podatkiem zryczałtowanym) i odprowadzić go do urzędu skarbowego.

Koszt po stronie pracodawcy

Pracodawca, który wynajmuje od swojego pracownika samochód osobowy, ponosi w związku z tym określone wydatki. Stanowią one dla niego koszty uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać o ograniczeniach, jakie nałożył tutaj ustawodawca. Zostały one zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z przepisów tych wynika, że za koszty uzyskania przychodu nie uważa się poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (tzw. „kilometrówka), określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Stawka za 1 km przebiegu samochodu jest uzależniona od pojemności skokowej silnika samochodu i wynosi:

• 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm³
• 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³

Zatem pracodawca, który wynajmie samochód osobowy od swojego pracownika, będzie musiał zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i obliczać kilometrówkę w celu ustalenia limitu wydatków, które będzie mógł uznać za koszty uzyskania przychodu. Należy przy tym pamiętać, że kilometrówka określa jedynie górną granicę wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych, przy czym zaliczyć do nich można jedynie wydatki faktycznie poniesione.