Składniki majątku: środki trwałe i wyposażenie

Przeczytaj także: Amortyzacja lokalu przeznaczonego do wynajęcia

Kryteria kwalifikowania składników majątkowych
Nabyty na potrzeby firmy rzeczowy składnik majątku może zostać uznany za:

• środek trwały albo
• element wyposażenia.

O tym, do której grupy przedmiot ten zostanie zaliczony decydujesz sam, wziąwszy pod uwagę przede wszystkim jego przewidywany okres używania.

Pamiętaj! Głównym kryterium oceny, czy dany składnik należy zaliczyć do środków trwałych nie jest jego wartość, lecz planowany - dłuższy niż rok - okres używania.

W myśl obowiązujących przepisów amortyzacji podlegają stanowiące własność bądź współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania :

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
• inne przedmioty

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, zwane środkami trwałymi (art. 22a ust.1 updof).

Uwaga! Przedmioty spełniające kryteria kwalifikujące je do środków trwałych, których wartość jednostkowa nie przekracza jednak 3.500 zł, mogą podlegać amortyzacji, lecz nie muszą (art. 22d ust.1 updof).

Jeżeli zatem, w ramach swojej działalności gospodarczej, zamierzasz używać składnik majątkowy przez okres krótszy niż rok, to wydatek poniesiony na jego zakup możesz zaliczyć w całości i bezpośrednio do kosztów uzyskana przychodu. Jeśli wartość takiego przedmiotu przekracza 1500 zł, powinieneś go obowiązkowo umieścić w ewidencji wyposażenia. Ten obowiązek wynika z § 4 ust. 1-3 Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.)

Warto także przypomnieć, że zgodnie z przepisami wspomnianego rozporządzenia Ministra Finansów za wyposażenie uważa się rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych (§ 3 pkt 7).

Przykład:
Pani Maria prowadzi pracownię krawiecką i na potrzeby tej działalności zakupiła elektroniczną hafciarkę za 6.500 zł. W momencie przyjęcia maszyny do używania podatniczka przewidywała, że będzie z niej korzystać zaledwie przez kilka miesięcy. Dlatego wydatek związany z jej nabyciem ujęła jednorazowo w kosztach uzyskania przychodu. Ponadto wspomniane urządzenie zostało zaewidencjonowane jako składnik wyposażenia.

Jeśli jednak z upływem czasu podatniczka stwierdzi, że hafciarka nadal jest przydatna i będzie używana ponad rok, wówczas powinna ją wprowadzić do ewidencji środków trwałych i skorygować koszty o różnicę pomiędzy ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych przypadającą na okres jej dotychczasowego używania. W takim wypadku pani Maria zmuszona będzie także wpłacić do urzędu skarbowego kwotę odsetek (według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych) naliczonych od dnia zaliczenia wydatków na nabycie hafciarki do kosztów do dnia ujęcia maszyny w ewidencji środków trwałych.

Jeżeli zaś przewidujesz, że okres używania składnika majątkowego będzie dłuższy niż rok, a przy tym cena, za którą ten składnik nabyłeś, była wyższa niż 3500 zł - wówczas powinieneś zaliczyć go do środków trwałych.

W sytuacji, gdy przez okres dłuższy niż rok planujesz używać niskowartościowego składnika majątku, tzn. takiego, którego wartość nie przekracza 3.500 zł, sam podejmiesz decyzję odnośnie do jego statusu. Taki składnik może bowiem być albo środkiem trwałym, albo elementem wyposażenia.

Wprowadzenie składników majątkowych a zapisy w KPiR
Nabycie składników majątkowych zaliczonych do wyposażenia podlega bezpośrednio ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 (pozostałe wydatki), w dacie zakupu, tj. w dacie wystawienia faktury lub rachunku, a jeżeli zbywcą jest osoba nieprowadząca działalności gospodarczej - w dacie sporządzenia stosownej umowy.

Inaczej jest w przypadku środków trwałych. Nakłady poniesione na ich nabycie rozliczane są w czasie, poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej.

W kolumnie 13 księgi powinny być zatem ujmowane poszczególne odpisy amortyzacyjne. Tak wygląda reguła podatkowego rozliczania środków trwałych. Istnieją jednak od niej wyjątki, polegające na możliwości dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, który w całości ujmowany jest w księdze. Dotyczy to środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł (art. 22f ust. 3 updof) oraz tych środków trwałych, w stosunku do których małym podatnikom albo podatnikom rozpoczynającym działalność gospodarczą przysługuje prawo do jednorazowej amortyzacji na podstawie art. 22k ust. 7-13 updof. Limit dokonywanych jednorazowo odpisów amortyzacyjnych przez małych podatników albo podatników rozpoczynających działalność nie może przekroczyć w roku podatkowym równowartości kwoty 50.000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.

Uwaga! Przy określaniu powyższego limitu nie uwzględnia się odpisów amortyzacyjnych od nieprzekraczającej 3.500 zł wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Przedmioty wykorzystywane w firmie nabywane są na ogół w trakcie prowadzenia działalności. Przedsiębiorca dysponuje zatem odpowiednimi dokumentami księgowymi, takimi jak: faktury, rachunki lub umowy. Stanowią one podstawę do ujęcia składników majątku w ewidencji środków trwałych albo do dokonania zapisów w księdze.

Stosunkowo często zdarza się, że podatnicy pragną wprowadzić do działalności gospodarczej przedmiot, który był przez nich nabyty i wykorzystywany w celach prywatnych. Przepisy niestety nie mówią, co robić w takim przypadku. Zgodnie jednak z utrwaloną i powszechnie akceptowaną przez organy podatkowe praktyką, do skutecznego przeznaczenia składnika majątku prywatnego na potrzeby firmowe wystarczy oświadczenie podatnika, poparte dokumentem nabycia, z którego wynikają dane niezbędne do jego zaewidencjonowania i prawidłowego ustalenia odpisów amortyzacyjnych.

Przykład oświadczenia o przekazaniu prywatnego składnika majątku na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej:

OŚWIADCZENIE
Oświadczam, że w dniu 23 sierpnia 2011 r. przekazałem na potrzeby prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej lokal mieszkalny, będący odrębnym przedmiotem własności, o powierzchni 42 m2, położony w Krakowie przy ul. Opolskiej 180/6 i podjąłem decyzję o jego amortyzacji. Lokal ten zakupiłem 4 kwietnia 2002 r. za kwotę 92.000 zł (odpis aktu notarialnego w załączeniu). W związku z tym zakupem poniosłem również koszty w postaci:
- podatku od czynności cywilnoprawnych - 1.840 zł,
- opłaty notarialnej - 800 zł.
Uwzględniając powyższe wydatki, wartość początkowa lokalu na dzień 23 sierpnia 2011 r. wynosi 94.640 zł.

Jan Kowalski

Trzeba także nadmienić, że ewentualny brak dokumentu nabycia nie przekreśla możliwości wniesienia składnika majątkowego do działalności gospodarczej. W sytuacji bowiem, gdy nie można ustalić ceny nabycia, a składniki majątkowe zakupione zostały przed założeniem ewidencji środków trwałych, wartość początkową przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji oraz stanu i stopnia ich zużycia (art. 22g ust. 8 updof).


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.