Dokumentowanie kosztów podróży służbowej w KPiR

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Sam sposób dokumentowania takich wydatków, w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na wstępie przypomnijmy, iż wydatki poniesione w związku z odbywaną przez pracownika podróżą służbową ujmuje się w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”. Sposób ich dokumentowania został zaś opisany w objaśnieniach do tej kolumny, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia. I tak zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej (w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących) dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.

Dowód wewnętrzny rozliczenia kosztów podróży służbowej winien przy tym zawierać co najmniej informacje określone §14 ust. 3 rozporządzenia, a więc: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Do powyższego rozliczenia pracownik powinien dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Obok faktur należy także przedłożyć bilety, paragony fiskalne czy rachunki potwierdzające poniesienie danego wydatku.

Nie wymagają przy tym udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. Niemniej w przypadku odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym pracownika, konieczne jest zaprowadzenie przez niego na tę okoliczność ewidencji przebiegu pojazdu, którą następnie zatwierdza pracodawca. Ewidencja taka winna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, numer kolejny wpisu do ewidencji, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane. Tak ustaloną kwotę pracodawca wypłaca pracownikowi. Warto przy tym pamiętać, że tzw. kilometrówka pokrywa pracownikowi wszelkie wydatki związane z eksploatacją jego pojazdu podczas podróży służbowej (paliwo, parkingi, autostrady itp.).

Przedsiębiorca wykazując powyższy wydatek w księdze musi jednak pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodu nie może zaliczyć kwoty większej, aniżeli ustalona przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych odrębnymi przepisami i to nawet wówczas, gdy faktycznie pracownikowi wypłaci wartość wyższą.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy podróż służbowa jest odbywana samochodem firmowym. Wtedy to bowiem kosztem są faktycznie poniesione wydatki udokumentowane fakturami/rachunkami (a niekiedy paragonami) wystawionymi na firmę pracodawcy. Warto przy tym pamiętać, że w przypadku zagranicznej podróży służbowej podstawą ujęcia w księdze podatkowej wydatków na zakup paliwa i olejów poniesione za granicą, mogą być paragony lub dowody kasowe. Niemniej trzeba je uzupełnić o co najmniej nazwisko (nazwa zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (na co wskazuje §14 ust. 5 w zw. z ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi). Konieczne jest także dokonanie stosownego przeliczenia waluty obcej na złote polskie.