Jak obniżyć podatek dochodowy w firmie?

Przeczytaj także: Jak na koniec roku obniżyć podatek dochodowy?

Im wyższe koszty uzyskania przychodu tym niższy dochód do opodatkowania, a tym samym niższa kwota zaliczki na podatek dochodowy. Rozliczając się z fiskusem skalą podatkową lub podatkiem liniowym wysokość podatku dochodowego ustalamy procentowo od osiągniętego dochodu, natomiast dochód ustalamy poprzez odjęcie od przychodów kosztów uzyskania przychodu.

Z definicji samej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty, poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Oznacza to, że koszty wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

1. Wydatki, czyli koszty uzyskania przychodu nie zawsze muszą być dokumentowane fakturą VAT wystawioną na firmę. Dowodem poniesienia kosztu może być np.: dowód opłaty pocztowej, czy wyciąg bankowy – na tej podstawie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu opłaty związane z prowadzeniem rachunku bankowego czy opłaty za transakcje bankowe, również diety mogą być kosztem, jeśli mają związek z odbyciem podróży służbowej, bilety parkingowe, bilety PKS i PKP, jeśli bilet PKP, PKS zawiera odległość taryfową powyżej 50 km i dane sprzedawcy wraz z numerem NIP, kwotę i stawkę podatku VAT to przedsiębiorca, który jest płatnikiem podatku VAT może na podstawie biletu odliczyć podatek VAT.


2. Przedsiębiorcy prowadzący swoją działalność gospodarczą w mieszkaniu lub w domu, mogą część nieruchomości przeznaczyć na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Wielkość powierzchni należy oszacować procentowo, w stosunku do powierzchni całkowitej mieszkania czy domu. Na tej podstawie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu ustalony procent wydatków za czynsz, prąd czy inne media. Wydatki na media niefirmowe dokumentujemy w kosztach firmy dowodem wewnętrznym. Kolejnym krokiem, który zwiększy nam wysokość kosztów uzyskania przychodu, to wprowadzenie mieszkania czy domu do majątku firmy. Należy pamiętać, że do majątku firmy możemy wprowadzić nieruchomość, która jest naszą własnością i w wartości odpowiadającej proporcjonalnie części mieszkania przeznaczonego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Nieruchomość od tej wartości będzie amortyzowana – oznacza to, że co miesiąc począwszy od miesiąca następnego po wprowadzeniu nieruchomości do majątku firmy, określona kwota będzie zaliczana do kosztów uzyskania przychodu.

3. Przedsiębiorcy którzy dokonali zakupu nieruchomości na kredyt, mogą część odsetkową w dacie zapłacenia raty kredytu, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale również proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej do działalności gospodarczej.

4. Właściciele firm mogą również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z wyposażeniem gabinetu czy biura prowadzonego w mieszkaniu pod warunkiem, że w pomieszczeniu przeznaczonym na cele prowadzonej działalności gospodarczej będziemy przyjmować klientów. W dzisiejszych czasach komputer, drukarka, czy skaner a nawet aparat fotograficzny, to narzędzie pracy każdego przedsiębiorcy, więc nie ma przeszkód, aby takie wydatki zaksięgować jako koszt.

5. Zakup usług obcych - większość firm, aby usprawnić pracę własnej firmy dokonuje zakupu usług od innych kontrahentów. Do takich usług możemy zaliczyć dostęp do aplikacji online, usługi księgowe, usługi marketingowe, reklamowe, prawnicze, utrzymanie domen, serwerów, usługi pozycjonowania stron, usługi kurierskie, transportowe i wiele innych. Wydatki poniesione na te cele, muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i powinny być udokumentowane fakturą lub rachunkiem wystawionym na firmę.

Zdarza się, że osoba która świadczyła na rzecz naszej firmy usługę nie prowadzi działalnością gospodarczej, w tym przypadku należy podpisać umowę o dzieło lub zlecenie. Wydatki z tytułu zatrudnienia osób na umowę o pracę, zlecenie czy o dzieło stanowią koszt uzyskania przychodu w chwili wypłacenia wynagrodzenia. Należy pamiętać, że od umów o pracę, o dzieło, czy zlecenie stajemy się płatnikami i w imieniu zatrudnionych należy również odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS.

6. Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w swojej działalności gospodarczej zarówno pojazdy niefirmowe oraz firmowe.

Pojazdy niefirmowe – są to pojazdy, które nie występują w majątku firmy przedsiębiorcy a są użytkowane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca, który wykorzystuje pojazd nie będący jego własnością powinien mieć podpisaną umowę użyczenia lub najmu pojazdu z właścicielem. Może zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z utrzymaniem pojazdu na podstawie dokumentów zakupu wystawionych na firmę lub umów zawartych na firmę. W przypadku pojazdów osobowych wysokość wydatków ograniczona jest limitem przejechanych kilometrów, więc występuje konieczność prowadzenia jednocześnie dwóch ewidencji – ewidencji przebiegu pojazdu oraz ewidencji poniesionych wydatków. Przy samochodach ciężarowych oraz osobowych w leasingu nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.