Składanie sprawozdań finansowych do KRS - co się zmieniło?

Przeczytaj także: Co grozi przedsiębiorcy za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?

Na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym utworzone zostało Repozytorium Dokumentów Finansowych, do którego składane będą od tej daty sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności, opinia i raport z badania biegłego rewidenta oraz uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia straty.

Składanie dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatne. Konieczne jest jedynie założenie konta na oficjalnej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości () oraz posiadanie zaufanego profilu ePUAP lub podpisu kwalifikowanego.
Profil ePUAP można założyć w każdej chwili poprzez złożenie wniosku na stronie internetowej oraz potwierdzenie go w dowolnym urzędzie lub wybranych placówkach bankowych. Istnieje również możliwość założenia profilu ePUAP za pośrednictwem banku, w którym posiadamy konto, jeżeli udostępnia on taką możliwość. Natomiast uzyskanie podpisu kwalifikowanego trwa nieco dłużej i związane jest z uiszczeniem opłaty za jego użytkowanie.


Ważne jest, że dokumenty finansowe może do Repozytorium Dokumentów Finansowych złożyć tylko osoba upoważniona do reprezentacji spółki, której numer PESEL został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeżeli reprezentacja jest wieloosobowa, wystarczające jest, aby dokumenty zostały podpisane przez jedną z tych osób.

W celu złożenia dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych należy je wcześniej zeskanować (skanujemy podpisane wcześniej dokumenty). System wymaga, aby poszczególne części dokumentów składane były osobno, dlatego też osobno należy przygotować skany: bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, rachunku przepływu pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale własnym, uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku i strat oraz sprawozdania z działalności, opinii biegłego rewidenta wraz ze sprawozdaniem z badania.

Ustawa wprowadza również zasadę, iż dokumenty finansowe będą automatycznie przekazywane do właściwego urzędu skarbowego, dzięki czemu podmiot składający dokumenty nie będzie miał obowiązku ich osobnego składania do urzędu. Zasada ta będzie miała jednak zastosowanie dopiero od 1 stycznia 2018 r., dlatego też w tym roku dokumenty finansowe należy wysłać w formie pisemnej do właściwego urzędu skarbowego, tak jak dotychczas.

Oczywiście należy pamiętać, że nadal pozostaje możliwość złożenia dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego, jednakże również nie w formie papierowej, a za pośrednictwem systemu S24. Złożenie dokumentów w tej formie wymaga dołączenia skanu formularza KRS-Z30 oraz dokonania opłaty od wniosku w kwocie 140 zł, a także podpisania ich podpisem kwalifikowanym, nie ma w tym przypadku możliwości podpisania dokumentów zaufanym profilem ePUAP.

Biorąc jednak pod uwagę wszystkie korzyści płynące ze składania dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych, tj. bezpłatność, łatwość oraz szybkość oraz możliwość podpisania ich zaufanym profilem ePUAP, którego założenie jest również szybkie i darmowe, wydaje się, że coraz więcej podmiotów będzie się decydować właśnie na tę formę składania dokumentów finansowych.