Objaśnienia podatkowe MF: wykorzystywanie samochodu osobowego w firmie

Przeczytaj także: Umowa leasingu operacyjnego: zmiany zasad ubezpieczenia

Przykład 13
W dniu 10 stycznia 2019 r. podatnik prowadzący działalność gospodarczą zawarł umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego (niebędącego samochodem elektrycznym) o wartości netto 130 000 zł. Kwota podatku od towarów i usług wynikającego z tej umowy wynosi 29 900 zł. Podatnik (leasingobiorca) zamierza wykorzystywać ten samochód również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (do celów mieszanych), w związku z czym przysługuje mu do odliczenia jedynie 50% kwoty podatku wynikającego z otrzymanej faktury (14 950 zł).

Oznacza to, że w tym przypadku wartość samochodu, do której należy odnosić kwotę 150 000 zł, wynosi 144 950 zł. Kwota ta, tym samym, „obejmuje” również niepodlegającą odliczeniu część podatku od towarów i usług. Jako że tak ustalona wartość samochodu jest niższa od kwoty 150 000 zł, całość uiszczanych w związku z tą umową opłat leasingowych podlegać będzie zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 14
W dniu 8 lutego 2019 r. podatnik prowadzący działalność gospodarczą zawarł umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego (niebędącego samochodem elektrycznym) o wartości netto 300 000 zł. Kwota podatku od towarów i usług wynikającego z tej umowy wynosi 69 000 zł. Podatnik (leasingobiorca) zamierza wykorzystywać ten samochód również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (do celów mieszanych), w związku z czym przysługuje mu do odliczenia jedynie 50% kwoty podatku wynikającego z otrzymanej faktury (34 500 zł). Dla celów określenia proporcji, o której mowa w omawianych przepisach, należy przyjąć wartość samochodu wynoszącą 334 500 zł.

3.1.2.2. Umowy najmu, dzierżawy lub inne umowy o podobnym charakterze zawarte na okres krótszy niż 6 miesięcy (art. 23 ust. 5d ustawy o PIT i art. 16 ust. 5d ustawy o CIT).
W przypadku umów najmu krótkoterminowego problematyczne w praktyce byłoby określanie bieżącej wartości samochodu osobowego na dzień każdorazowego zawarcia takiej umowy. Z tego względu w ww. przepisach wprowadzono rozwiązanie, zgodnie z którym w przypadku zawarcia umowy najmu (dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze) na okres krótszy niż 6 miesięcy, przez wartość samochodu dla celów ustalenia proporcji, o której mowa w ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT), rozumie się wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia. Wartość tę należy traktować jako obowiązującą do wszystkich zawieranych przez podatnika umów dotyczących danego samochodu osobowego, o ile żadna z nich nie trwa co najmniej 6 miesięcy.

4. Wykorzystywanie samochodu osobowego dla celów mieszanych albo wyłącznie dla celów prowadzonej działalności (art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT).

• Treść omawianych przepisów:
art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT
Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: (…)
46) poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
46a) 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Art. 16. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: (…)
51) 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

art. 23 ust. 3b ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 3b ustawy o CIT
3b. W przypadku gdy opłata, w tym czynsz, z tytułu umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1 [art. 17a pkt 1 – ustawa o CIT], umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, przepis ust. 1 pkt 46a [art. 16 ust. 1 pkt 51 – ustawy o CIT] stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego.

Art. 23 ust. 5a ustawy o PIT i art. 16 ust. 5a ustawy o CIT
Art. 23. 5a. Poniesione wydatki, o których mowa w ust. 1 pkt 46 i 46a [art. 16 ust. 1 pkt 51 – ustawa o CIT], oraz kwota, o której mowa w ust. 1 pkt 47a [art. 16 ust. 1 pkt 49a – ustawy o CIT], obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Art. 23 ust. 5f–5h ustawy o PIT i art. 16 ust. 5f–5h ustawy o CIT
5f. W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.
5g. Przepisu ust. 5f nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług.
5h. W przypadku ustalenia, że podatnik, niezgodnie ze stanem faktycznym, nie stosował ograniczenia wynikającego z ust. 1 pkt 46a [art. 16 ust. 1 pkt 51 – ustawy o CIT], przepis ten stosuje się od dnia rozpoczęcia używania przez podatnika danego samochodu osobowego.

4.1. Wykorzystywanie samochodu osobowego do celów mieszanych – informacje wstępne.
W przepisach art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT wprowadzono regułę ograniczającą w sposób ryczałtowy zaliczane do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania samochodu osobowego przez podatników do tzw. celów mieszanych.

Podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% poniesionych wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, jeżeli wykorzystuje ten samochód również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością, czyli również do celów prywatnych. Okoliczność, że samochód jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą powoduje, że z kosztów podatkowych należy wyłączyć 25% poniesionych przez podatnika wydatków z tytułu kosztów używania takiego samochodu.

Omawiane ograniczenie nie ma zastosowania, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest przez podatnika wyłącznie do celów prowadzonej działalności.

4.1.1 Wykorzystywanie samochodów osobowych będących własnością zleceniobiorcy, członka zarządu itp., dla celów działalności podatnika CIT (np. spółki z o. o.)
Znowelizowany przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT nie wskazuje jednoznacznie, że jego brzmienie ma zastosowanie jedynie do samochodów osobowych stanowiących składniki majątku podatnika, należy uznać, że ma zastosowanie do każdego samochodu osobowego używanego, czy to na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy, czy też każdej innej umowy cywilno-prawnej, w tym także samochodu będącego własnością członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca używanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej.

Zwrot wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynikałby obowiązek ponoszenia kosztów z tytułu używania samochodu. Obowiązek taki może być np. przewidziany w uchwale zgromadzenia wspólników powołującej członka zarządu do pełnienia funkcji, zawartej umowie cywilno-prawnej o używanie samochodu na potrzeby podatnika, umowie najmu/dzierżawy lub użyczenia samochodu na rzecz spółki.

Podstawą zaliczenia przez spółkę do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na używanie samochodu osobowego powinny być faktury lub inne dokumenty będące podstawą zapisu w księgach, w myśl ustawy o rachunkowości, wystawione na spółkę.

4.1.2. Korekta podatku VAT a wykorzystywanie samochodu osobowego dla celów mieszanych.
W przypadku, gdy w wyniku ewentualnej korekty podatku VAT nastąpi zwiększenie podatku odliczonego, wówczas na gruncie podatków dochodowych podatnik jest obowiązany do wykazania przychodu (art. 14 ust. 2 pkt 7f ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 1 pkt 4g ustawy o CIT). Natomiast w sytuacji, gdy w wyniku dokonanej korekty dojdzie do zmniejszenia podatku odliczonego, dla celów podatku dochodowego podatnik jest uprawiony do zaliczenia wartości korekty do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT).

Stosownie natomiast do art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT), do kosztów uzyskania przychodów nie podlega zaliczeniu 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Jednocześnie, jak wynika z art. 23 ust. 5a ustawy o PIT (art. 16 ust. 5a ustawy o CIT), poniesione wydatki, o których mowa powyżej, obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Zatem, jeżeli ewentualna korekta podatku od towarów i usług dotycząca kosztów używania samochodu osobowego, powoduje możliwość zwiększenia kosztów uzyskania przychodów to wówczas zastosowanie znajdą rozwiązania art. 23 ust. 1 pkt 46a i ust. 5a ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 51 i ust. 5a ustawy o CIT). W konsekwencji podatnik będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% kwoty wynikającej z dokonanej korekty w podatku od towarów i usług.