Świąteczne prezenty dla pracowników: limity, podatki i pułapki, o których musisz wiedzieć

Przeczytaj także: Czy prezenty świąteczne od pracodawcy podlegają opodatkowaniu? Sprawdź, kiedy trzeba płacić podatek

Nadchodzące Święta Bożego Narodzenia to tradycyjny moment, w którym firmy chcą dodatkowo wynagrodzić pracowników poprzez paczki, bony czy prezenty rzeczowe. Ekspertka Systim.pl zauważa, że choć jest to praktyka pozytywnie odbierana w zespołach, to zarówno pracodawcy, jak i pracownicy często nie mają świadomości, jak szerokie obowiązki podatkowe mogą z niej wynikać.

Zasadą jest, że upominki finansowane ze środków obrotowych zawsze stanowią opodatkowany przychód pracownika. Oznacza to, że firma, wręczając prezent – niezależnie czy jest to elektronika, karta podarunkowa, markowy alkohol czy zestaw kosmetyków – musi ująć jego wartość na liście płac.

– Jeśli pracodawca wręczy pracownikowi smartwatch za 700 zł, to choć obdarowany się cieszy, jego wypłata netto w tym miesiącu będzie niższa, ponieważ od wartości prezentu trzeba naliczyć podatek oraz składki, o ile nie ma zwolnienia – wyjaśnia Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości i płac w Systim.pl.

Ekspertka dodaje, że wielu przedsiębiorców nie rozumie, dlaczego świadczenia rzeczowe są traktowane jak wynagrodzenie. – Fiskus uznaje prezenty ze środków obrotowych za element wynagrodzenia. To codzienna praktyka i najczęstsza przyczyna nieporozumień, zwłaszcza gdy pracownik dostaje prezent, a potem widzi niższe „na rękę” – podkreśla.

Inaczej wygląda sytuacja przy świadczeniach finansowanych z ZFŚS. W 2025 r. limit zwolnienia z PIT wynosi 1000 zł, przy czym możliwe jest jego czasowe podniesienie do 2000 zł w ramach specustaw. Najważniejsze jednak, by prezenty miały charakter socjalny – czyli ich wartość musi zależeć od sytuacji życiowej i materialnej pracownika.

– Nie można każdemu wręczyć identycznego upominku z funduszu socjalnego. Regulamin ZFŚS wymaga różnicowania świadczeń. Osoba o niskich dochodach może otrzymać więcej niż pracownik w lepszej sytuacji finansowej – zaznacza ekspertka Systim.pl. - Brak takiego zróżnicowania jest jednym z najczęstszych błędów wykrywanych podczas kontroli.

Dodatkowo pracodawcy muszą pamiętać o „pułapce VAT”. Limit prezentu małej wartości to 100 zł netto rocznie na osobę przy prowadzeniu ewidencji lub 20 zł bez ewidencji. Po przekroczeniu tych kwot firma musi naliczyć VAT od przekazanego prezentu.

Z kolei w szczególnych przypadkach prezent może zostać zakwalifikowany jako darowizna – wtedy stosuje się przepisy o podatku od spadków i darowizn. Co ważne, jeżeli wartość prezentu przekroczy 5733 zł, pracownik zapłaci podatek od darowizny. Warto jednak pamiętać, że darowizny nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, co dla firm może być niekorzystne.