Faktury elektroniczne: za i przeciw

Przeczytaj także: Elektroniczne archiwum dokumentacji podatkowej dopuszczalne

ZA

Jeśli rozliczasz VAT, to z pewnością Twoja firma wystawia i otrzymuje dużą liczbę faktur. Wiesz doskonale, że poprawny obieg tych dokumentów jest niezwykle istotny dla Twojej firmy. Dlatego też dużą pokusą dla każdego księgowego jest skorzystanie z możliwości przesyłania (i otrzymywania) faktur drogą elektroniczną. Pamiętaj, że nie chodzi tutaj o faktury przesyłane zwykłym e-mailem! Takie faktury nie są fakturami elektronicznymi w rozumieniu ustawy o VAT. Poprawne wystawienie i przesłanie e-faktury powinno być opatrzone podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, albo dokonywane przez wymianę danych elektronicznych (w tzw. systemie EDI).

Oznacza to, że abyś mógł wystawiać i przesyłać (a także przechowywać) faktury w formie elektronicznej – musisz spełnić wiele warunków. W szczególności Twoja firma musi mieć możliwość posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Ten bezpieczny podpis elektroniczny gwarantuje autentyczność pochodzenia e-faktury, a także zapewnia integralność jej treści. Nie wdając się jednak w szczegóły techniczne (to robota dla informatyków), powiem Ci tylko, że koszt zakupu zestawu do składania bezpiecznego e-podpisu (umożliwiającego wystawianie
e-faktur) wynosi od ok. 500 zł wzwyż. Dodatkowym kosztem związanym z e-podpisem jest opłata roczna za odnowienie certyfikatu, która wynosi około 200 zł.

Ponosząc wydatki na urządzenie do składania e-podpisu (ewentualnie korzystając z systemu EDI) i stosując e-faktury, z pewnością poprawisz i usprawnisz obieg dokumentów (i danych), a także wyeliminujesz (często wielokrotne) ręczne wprowadzanie danych do systemu (co z kolei może ograniczyć Twoje koszty działalności). Jeśli Twoja firma wystawia znaczną liczbę faktur, to nie możesz zapominać także o takich „mało znaczących” kosztach jak papier, tusz do drukarek czy przesyłka pocztowa. Może się więc okazać, że na e-fakturach rzeczywiście sporo możesz zaoszczędzić.

PRZECIW

Musisz jednak pamiętać, że podatkowa rzeczywistość dotycząca e-faktur nie jest aż tak kolorowa – a to za sprawą niejasnych przepisów. To właśnie przez to wielu podatników wciąż nie decyduje się na skorzystanie z e-faktur w obawie o błąd. Przykładowo, przepisy nie precyzują, jak powinna wyglądać e-faktura. Fiskus najczęściej uznaje, że powinna ona zawierać te same informacje co faktura papierowa – w tym oznaczenia „oryginał” i „kopia” oraz określenie daty otrzymania e-faktury. Zauważ, że w przypadku e-faktur wystawiany jest tylko jeden „egzemplarz” faktury, trudno jest więc wprowadzić oznaczenia „oryginał” i „kopia” (ponadto wszelka ingerencja w treść faktury może skutkować uznaniem ją za nierzetelną). Jeżeli więc e-faktura nie spełnia tych samych wymogów co faktura papierowa, to fiskus często uznaje, że podatnik nie ma prawa odliczyć VAT z takiej faktury. Mało tego, wystawcy faktury grożą sankcje karne skarbowe za taką wadliwie wystawioną fakturę! Oczywiście wątpliwości związanych z e-fakturami jest dużo, dużo więcej.

Jak więc widzisz, sama możliwość wystawiania e-faktur jest kusząca, ponieważ może rzeczywiście usprawnić Twoją pracę, a także obniżyć koszty działalności Twojej firmy. Może ona jednak być źródłem sporów z fiskusem, o co na dzień dzisiejszy w kontekście pojawiających się wątpliwości interpretacyjnych nie trudno. Dlatego też decyzję o skorzystaniu z tego nowoczesnego (bądź co bądź) narzędzia powinieneś dokładnie przemyśleć. Być może (mimo wszystko) opłaci Ci się je zastosować. Decyzja jednak należy do Ciebie.


Poradnik „VAT w praktyce” to serwis informacyjny, w którym zawsze znajdziesz aktualne informacje, porady.