Refakturowanie usług - 5 warunków refakturowania

Przeczytaj także: Faktura (refaktura) za wodę a księgi rachunkowe

Decydując się na refakturowanie, należy przede wszystkim pamiętać, iż jego istotą nie jest jednak wyłącznie czynność wystawienia faktury (refaktury), ale przede wszystkim odsprzedaż nabytej uprzednio usługi, która jest udokumentowana fakturą VAT. Stanowisko to wielokrotnie potwierdzał NSA, który w wydawanych orzeczeniach stwierdzał, że refakturowanie w praktyce polega na zafakturowaniu odsprzedaży usług, bez doliczania jakiejkolwiek marży. Refakturowanie nie stanowi odrębnej czynności podlegającej VAT. Jest ono natomiast sposobem na przeniesienie kosztu świadczonej usługi na inny podmiot, związany z podmiotem dokonującym refakturowania określoną więzią prawną (tj. umową, która zezwala na jego przeniesienie).
Aby dokonać skutecznego refakturowania - należy spełnić 5 poniższych warunków.

Warunek 1 - przedmiotem refakturowania muszą być wyłącznie usługi

Ta forma przenoszenia kosztów nie może być natomiast stosowana do dostawy towarów. Zgodnie z art. 7 ust. 8 uptu w przypadku, gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach. Jeżeli natomiast przemieszczenie towarów ma zasięg transgraniczny - mamy wówczas do czynienia z transakcjami łańcuchowymi podlegającymi odrębnym przepisom uptu.

Warunek 2 - z refakturowanych usług nie korzysta podatnik albo korzysta z nich jedynie w części, mimo że to na niego wystawiona jest faktura

Przy refakturowaniu usług koniecznie trzeba zwracać uwagę, aby wystawiona przez podatnika refaktura dokumentowała odsprzedaż usługi przez niego zakupionej na rzecz faktycznego jej nabywcy. Nie można refakturować kosztów tych usług, które podatnik wykorzystuje do prowadzonej przez siebie działalności.

Warunek 3 - z zawartej z kontrahentem umowy musi wynikać możliwość refakturowania przez podatnika usług w określonym zakresie

Wprawdzie obowiązek ten nie wynika z żadnych przepisów, to jednak istotne jest, aby posiadać w swoich dokumentach podstawę do takiego działania (refakturowania). Będzie nią przede wszystkim zgoda kontrahenta na obciążanie go ciężarem ponoszonych przez podatnika kosztów.

Warunek 4 - odsprzedaży usługi (refakturowania) należy dokonywać po cenie zakupu, bez doliczania jakiejkolwiek marży lub innego wynagrodzenia

Refakturowanie przez podatnika usługi na nabywcę oznacza w zasadzie fakturowanie odsprzedanej przez niego usługi świadczonej przez osobę trzecią. Usługa ta powinna być zatem refakturowana w niezmienionej postaci. Doliczenie przez podatnika jakiejkolwiek marży wyklucza w zasadzie możliwość refakturowania, choć w praktyce można się spotkać także z poglądem, iż doliczenie marży nie eliminuje możliwości refakturowania.

Warunek 5 - dokonując odsprzedaży usługi na jej finalnego odbiorcę, wystawia się na niego fakturę VAT (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która została zastosowana w fakturze pierwotnej wystawionej na podatnika przez usługodawcę

Refaktura powinna zawierać te same wartości, co faktura pierwotna. W konsekwencji w każdym przypadku przy refakturowaniu należy stosować taką samą stawkę VAT, jaka widnieje w fakturze pierwotnej. Aby ją stosować, nie trzeba natomiast posiadać uprawnień przewidzianych do wykonywania danych usług (będących przedmiotem refakturowania). Przykładem takiej sytuacji jest refakturowanie kosztów ubezpieczenia (czyli usługi ubezpieczeniowej, której świadczenie jest zastrzeżone jedynie dla firm ubezpieczeniowych) przez firmy leasingowe na leasingobiorców.


Poradnik „VAT w praktyce” to serwis informacyjny, w którym zawsze znajdziesz aktualne informacje, porady.