Ceny transferowe: dokumentacja kosztów zakupu usług

Przeczytaj także: Firma żony wspólnika spółki z o.o. to podmiot powiązany w CIT?

Metoda pośredniego obciążenia - wykorzystuje metody podziału kosztów, które często wymagają stosowania w pewnym stopniu rachunku szacunkowego lub przybliżonego oraz zastosowania właściwych kluczy alokacyjnych. Metoda ta jest stosowana w przypadku zawierania porozumień przez grupy wielonarodowe w zakresie fakturowania usług wewnątrzgrupowych .

Każda metoda pośredniego obciążenia powinna uwzględniać szczególne cechy handlowe właściwe dla danego przypadku (klucz podziału winien być racjonalny, oparty na konkretnych okolicznościach) i pozwalać na dokonanie taryfikacji lub podziału kosztów stosownie do faktycznie uzyskanych lub racjonalnie oczekiwanych przez odbiorcę korzyści. Metoda pośredniego obciążenia co do zasady, winna być stosowana w sytuacji, gdy proporcje wartości usług świadczonych różnym jednostkom mogą być obliczone ilościowo tylko na podstawie rachunku szacunkowego lub przybliżonego. Taka sytuacja wystąpi na przykład, gdy działalność promocyjna w zakresie sprzedaży wykonywana na szczeblu centralnym może wpłynąć na ilość produkowanych lub sprzedanych produktów przez pewną liczbę powiązanych jednostek. W takich przypadkach, fakturowanie może być dokonane na podstawie podziału między potencjalnych beneficjentów, kosztów, które nie mogą być pobrane bezpośrednio, tzn. kosztów, które nie mogą być przypisane faktycznym różnym usługom. W celu sprostania zasadom wolnorynkowym, wybrana metoda podziału powinna doprowadzić do wyników, jakie porównywalne przedsiębiorstwa niezależne byłyby gotowe zaakceptować.

Najczęściej spotykanymi w obrocie wskaźnikami alokacji są, przy usługach księgowych – liczba operacji księgowych wykonywanych na rzecz odbiorcy usług, przy usługach IT – liczba stanowisk komputerowych (także ilość pracowników korzystających z zasobów IT), przy zakupach – wartość zakupu, przy działaniach marketingowych – wartość sprzedaży.

Jedną z najczęściej kwestionowanych przez organy kontrolne pozycji kosztowych, są wydatki na usługi zarządcze i koordynacji świadczone przez spółkę matkę na rzecz pozostałych spółek, lub też przez specjalnie powołany w tym celu w ramach grupy podmiot. Przepis art. 9 a ust. 1 pkt 6 PDOP definiujący zawartość dokumentacji „transferowej” w kwestii zakupu świadczeń niematerialnych odwołuje się do terminu „oczekiwanej korzyści”, co wymusza sporządzenie stosownej dokumentacji przed wykonaniem usługi. Podstawowym dokumentem, wskazującym na oczekiwane korzyści związane z zakupem danej usługi o charakterze zarządczym, będzie zatem umowa. Jej podstawowymi składnikami winny być: opis spółek powiązanych (spółki świadczącej usługi i będącej ich odbiorcą), opis zakresu, rodzaj usług, które mają być świadczone, określenie sposobu płatności i terminu wystawienia faktury oraz rodzaj dokumentów, jakie spółka świadcząca usługi winna posiadać, na potrzeby weryfikacji ich wykonania i rozmiaru (np. zestawienia godzinowe prac, raporty z centrów kosztowych itp.).

Przy usługach wewnątrzgrupowych o charakterze niematerialnym, kapitalne znaczenie posiada zgromadzenie wszelkiej dokumentacji, z której wynika ich szczególny, indywidualny i unikatowy wręcz charakter, w szczególności zaś dokumentacji, że zakupione usługi są wykonywane według ścisłych standardów wypracowanych w ramach przedsiębiorstwa międzynarodowego. Wskazanie przykładów obrazujących wpływ, np. negocjacji prowadzonych za granicą na możliwość pozyskania lokalnych klientów, korzystanie z międzynarodowej sieci komputerowej, dzięki której podatnik ma szybki dostęp do niezbędnych informacji, powinno jasno wskazywać na korzyści wynikające ze świadczenia usług w ramach grupy. Ze względu na wymóg udowodnienia racjonalności poniesionych wydatków w stosunku do oczekiwanych korzyści, kluczowe znaczenie ma udokumentowanie korzystania z efektu ekonomii skali, w powiązaniu z jakością świadczonych usług.