Cyfrowa KPiR obowiązkowa już od stycznia 2026 - co muszą wiedzieć przedsiębiorcy

Przeczytaj także: Książka przychodów i rozchodów 2026: kompletne kompendium zmian w KPiR i księgowości 2026

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na Krajowym Systemie e-Faktur, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. Ministerstwo Finansów przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to jedna z najczęściej wybieranych form ewidencji podatkowej w sektorze MŚP, która pozwala prowadzić uproszczoną księgowość zamiast pełnych ksiąg rachunkowych. Korzystają z niej osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych, które nie przekraczają progu 2 milionów euro przychodów rocznie.

Koniec z wydatkami w zeszycie

Aktualnie prowadzenie KPiR daje przedsiębiorcom duży zakres swobody. Ewidencję można utrzymywać w dowolnej formie: papierowej, w arkuszu Excel czy w specjalnie zaprojektowanym programie księgowym. Wpisy dotyczące przychodów i kosztów należy uzupełniać do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jednak przepisy dopuszczają pewne opóźnienia, a firmy często korzystają z tej elastyczności.

Od stycznia 2026 prowadzenie KPiR będzie mogło odbywać się wyłącznie cyfrowo, w programie komputerowym zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do ścisłego przestrzegania terminów, zarówno w zakresie comiesięcznych wpisów do księgi, jak i przesyłania jej w formacie JPK_KPiR do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego.

Zmieni się także sam wzór księgi – pojawią się nowe kolumny, m.in. z numerem faktury z KSeF i NIP-em kontrahenta, a dotychczasowe uproszczenia i wyjątki, z których korzystały najmniejsze firmy, zostaną wycofane.

Rolnicy z niewielkimi przychodami, np. gospodarstwa bez pracowników zarabiające do 10 tys. zł rocznie, stracą prawo do uproszczonego wzoru księgi i będą musieli prowadzić KPiR na ogólnych zasadach.

Znikną też zwolnienia przyznawane dotąd indywidualnie przez urzędy skarbowe, a paragon bez NIP-u nie będzie już mógł stanowić kosztu podatkowego. Dla wielu mikrofirm oznacza to konieczność zmiany codziennych przyzwyczajeń – tłumaczy Wojciech Frankiewicz, Partner w Kancelarii Staniek&Partners i ekspert SaldeoSMART.

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF

Ministerstwo Finansów przedstawia cyfrową KPiR jako krok w stronę uproszczenia i automatyzacji rozliczeń. Nowa forma ma zmniejszyć liczbę błędów, wspierać integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, zapewnić większą spójność danych i ułatwić administracji ich weryfikację. Dla firm oznacza to jednak nie tylko porządek w dokumentach, ale również dodatkowe obowiązki – w tym konieczność gromadzenia nowych danych, inwestycji w odpowiednie oprogramowanie do obsługi KPiR oraz zmian w sposobie korygowania raportów fiskalnych.

Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych przepisów, muszą liczyć się z ryzykiem kar finansowych za nieprawidłowości w raportach i nieprzestrzeganie terminów. Ekspert SaldeoSMART wskazuje, że do wejścia w życie cyfrowej księgi zostały trzy miesiące i warto ten czas jak najlepiej wykorzystać.

Firmy powinny zacząć od przeglądu dotychczasowych procesów księgowych i weryfikacji, czy używane oprogramowanie obsłuży cyfrową KPiR oraz generowanie plików JPK.

Kolejnym krokiem jest wybór lub aktualizacja systemu, który będzie zintegrowany z KSeF i pozwoli na gromadzenie wymaganych danych. Równolegle warto zaplanować szkolenia dla pracowników i przygotować budżet na wdrożenie nowych rozwiązań.

Dobrą praktyką będzie też przeprowadzenie testów pilotażowych, które pozwolą wychwycić błędy, zanim cyfrowa księga stanie się obowiązkiem – mówi Wojciech Frankiewicz.

Cyfrowa KPiR to jedna z największych zmian w codziennej księgowości sektora MŚP od lat. Obejmie setki firm, które do tej pory korzystały z papierowych ewidencji lub prostych arkuszy i będą musiały przenieść swoje rozliczenia do systemów informatycznych. To rewolucja, której celem jest większa przejrzystość i automatyzacja rozliczeń, ale wymaga ona wcześniejszego przygotowania się do nowych obowiązków. Im szybciej firmy zaczną ten proces, tym łatwiej odnajdą się w nowej rzeczywistości.