Prezydent przypieczętował wprowadzenie KSeF - zmiany będą poważne

Przeczytaj także: Obowiązkowy odbiór faktur w KSeF dla wszystkich firm (także MŚP) od 1 lutego 2026

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), nawet najmniejsze firmy i wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur.

Proces zmiany obejmie każdą firmę w Polsce, bez względu na jej wielkość czy formę prawną. Różnić się może jedynie moment wprowadzenia KSeF dla poszczególnych firm, który jest uzależniony od ich obrotu. Jednak każdy przedsiębiorca w Polsce musi zdawać sobie sprawę z tego, że i jego dotknie zmiana.

KSeF nie tylko zmieni sam sposób wystawiania faktury. Przykładowo, w każdej, nawet najmniejszej, firmie na nowo trzeba będzie ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją faktur kosztowych, które będą od przyszłego roku dostarczane kontrahentom za pośrednictwem KSeF.

Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych firmach między poszczególnymi działami a księgowością – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

Zgodnie z założeniami ustawy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (osiągających w 2024 r. ponad 200 mln zł wartości sprzedaży z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Ten sam termin dotyczyć będzie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

Ustawa przewiduje również m.in. skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co ma się przyczynić do poprawy ich płynności finansowej – dodaje Monika Piątkowska.

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który może łączyć się z programami do wystawiania faktur, z których korzystają podatnicy. Podatnik nie będzie musiał wysyłać wystawionej faktury do nabywcy – wprowadza ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących, daje nabywcy wgląd do tej faktury, możliwość jej pobrania i korzystania z niej. Trzeba również pamiętać, że wiążącą datą jest data wystawienia faktury w systemie KseF.

Obecnie podatnicy korzystać mogą z KSeF w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).