Obowiązkowy odbiór faktur w KSeF dla wszystkich firm (także MŚP) od 1 lutego 2026

Przeczytaj także: Prezydent przypieczętował wprowadzenie KSeF - zmiany będą poważne

W dyskusji o Krajowym Systemie e-Faktur wiele mówi się o tym, że mniejsze organizacje ten obowiązek obejmie później niż duże firmy, więc będą miały więcej czasu na dostosowanie się do przepisów. W rzeczywistości jednak już za sześć miesięcy wszystkie przedsiębiorstwa – niezależnie od wielkości i branży – będą musiały odbierać faktury od kontrahentów przez system KSeF. Każda firma, która chce prawidłowo rozliczać podatki, powinna zapewnić sobie dostęp do systemu i wdrożyć odpowiednie procedury.

Nowy system, nowe podejście

Choć może się wydawać, że odbieranie faktur w centralnym systemie to tylko nowy kanał komunikacji z kontrahentem, w rzeczywistości pociąga to za sobą szereg zmian organizacyjnych. Część przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które do tej pory pracowały wyłącznie z dokumentami papierowymi, rozważa drukowanie faktur pobranych z KSeF i dalszą pracę z nimi w tradycyjny sposób. To jednak rozwiązanie pozorne i nieefektywne, które szybko może przynieść więcej szkody niż pożytku.

Duplikaty dokumentów, pomyłki w księgowaniu, opóźnienia w płatnościach, trudności z przypisaniem faktury do właściwego projektu czy działu. To tylko niektóre z problemów, które pojawią się, gdy firma spróbuje pracować na dwóch obiegach dokumentów jednocześnie: cyfrowym i papierowym. Do tego dochodzi frustracja zespołu, który będzie tracił czas na szukanie dokumentów oraz ustalanie, kto i kiedy je zatwierdził. Trzeba powiedzieć sobie jasno: drukowanie faktur z KSeF to pułapka – mówi Agnieszka Ligocka, trenerka wdrożeń cyfryzacji i KSeF we FRAM Finanse, ekspertka SaldeoSMART.

Co się zmieni, a… co nie?

Krajowy System e-Faktur to rewolucja, która wymusza reorganizację procesów w firmach. Zmieni się nie tylko to, skąd trafia do organizacji faktura, ale również to, jak przebiega jej obsługa. Zamiast pliku PDF przesłanego mailem, dokument pojawi się w systemie jako plik XML od razu po wystawieniu przez kontrahenta. Nie będzie możliwości odłożenia go „na później” ani przeoczenia; potrzebna będzie procedura bieżącego zatwierdzenia i przekazania faktury dalej.

W firmach, gdzie faktury przychodziły papierowo proces zarządzania nimi uwzględniał to, że trzeba je odebrać od listonosza i niekiedy podpisać się przy odbiorze. KSeF nie przewiduje konieczności akceptacji faktur po stronie odbiorcy. Ustawodawca zakłada, że z samego faktu wystawienia dokumentu wynika jego doręczenie. To nie zmienia jednak tego, że każda firma musi zaplanować, co dzieje się z fakturą po jej pobraniu z centralnego systemu – tłumaczy Agnieszka Ligocka.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie oznacza automatycznego wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Centralna platforma służy jedynie do wystawiania i odbierania faktur w ustrukturyzowanej formie, ale nie zapewnia narzędzi do ich dalszego przetwarzania wewnątrz organizacji. Dlatego warto wykorzystać okazję, jaką daje KSeF do uporządkowania całego procesu zarządzania dokumentami – i zbudowania go w sposób cyfrowy, spójny i bezpieczny. Taki obieg pozwoli nie tylko przyspieszyć i ułatwić zarządzanie m.in. fakturami, ale też lepiej kontrolować dostęp do danych i ograniczyć liczbę błędów.

Warto przy tym pamiętać, że nawet jeśli proces pracy z dokumentami zakupowymi będzie odbywał się cyfrowo, jego fundamentalne reguły pozostają bez zmian. Tak jak dotąd, każda faktura musi zostać zweryfikowana pod kątem poprawności i zaakceptowana przez odpowiednią osobę. Różnica polega na tym, że w elektronicznym obiegu faktur ten etap można przyspieszyć i zautomatyzować. Zamiast przybijać pieczątkę i składać podpis na papierze, uprawniony pracownik po prostu kliknie „akceptuj” w systemie – kontynuuje ekspertka SaldeoSMART.

Wdrażanie technologii z głową

Projektowanie elektronicznego obiegu dokumentów warto zacząć od przejrzenia dotychczasowych procedur: kto w firmie odbiera faktury, kto je zatwierdza i przekazuje dalej. Taka analiza pozwala lepiej zdefiniować uprawnienia poszczególnych pracowników w systemie i zapobiec sytuacjom, w których dokument utknie na jakimś etapie przetwarzania, np. z powodu nieobecności osoby decyzyjnej.

Kolejnym krokiem jest wybór lub dostosowanie narzędzia, które umożliwi prowadzenie obiegu w pełni cyfrowo, bez drukowania faktur i utrzymywania fizycznego archiwum. Ważne przy tym, by w ten proces zaangażować cały zespół. Sama technologia nie wystarczy, jeśli pracownicy nie rozumieją, jak i po co z niej korzystać.

Wdrażanie elektronicznego obiegu faktur to dla wielu osób całkowita zmiana sposobu pracy. I jak każda zmiana może w niektórych wywoływać strach czy opór. Dlatego tak ważne jest, by pracownicy wiedzieli czego mogą się spodziewać, rozumieli nowy proces i czuli się w nim pewnie. W firmach, które przeszły przez etap świadomego wprowadzania nowych rozwiązań IT, najczęstszym pytaniem po wdrożeniu jest „Dlaczego zdecydowaliśmy się na to tak późno?” – podkreśla ekspertka.

Cyfryzacja dokumentów to nie tylko sposób na przygotowanie do planowanych zmian przepisów, ale także realna szansa na uporządkowanie procesów i oszczędność czasu. Kto wykorzysta ten moment na wprowadzenie zmian z głową, może zyskać więcej niż tylko zgodność z regulacjami – również gotowość do sprawnego działania w KSeF od pierwszego dnia obowiązywania nowych zasad.