Kilometrówka a przychód pracownika

Przeczytaj także: Samochód prywatny pracownika a przejazdy służbowe

Kilometrówka to sposób określania wysokości zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu pracownika do celów pracodawcy. Jest ona niczym innym, jak iloczynem przejechanych kilometrów w celach służbowych oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Pracodawcy stosują tutaj z reguły ustawowe stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Używanie samochodów prywatnych do celów służbowych pracodawcy zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. §1 ust. 1 tego rozporządzenia mówi, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie danego pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Natomiast przepisy odnoszące się do jazd zamiejscowych (czyli podróży służbowych) zostały zawarte w dwóch aktach prawnych:

• rozporządzeniu Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju
• rozporządzeniu Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju

Rozporządzenia te mówią, iż pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi co do zasady wszelkich wydatków związanych z podróżą służbową, w tym m.in. zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów. Środek transportu określa tutaj pracodawca, przy czym na wniosek pracownika może nim być także jego samochód prywatny. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu nie wyższej, niż określona w wyżej przytoczonym rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r.

Dodajmy, iż rozporządzenie to rozróżnia dwie stawki dla samochodów osobowych:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ jest to kwota 0,5214 zł
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ jest to kwota0,8358 zł

A jak powyższe przekłada się na podatek dochodowy?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) zarówno w przypadku jazd miejscowych jak i zamiejscowych, zwrot kosztów przejazdu jest traktowany jako przychód ze stosunku pracy. Co do zasady jest on zatem opodatkowany.

Ustawodawca przewidział tutaj jednak pewne zwolnienie, które znalazło się w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof. Przepis ten mówi mianowicie, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przytoczony przepis ma jednak zastosowanie jedynie w przypadku podróży służbowych, czyli jazd zamiejscowych – nie wchodzą tutaj jazdy lokalne. Co prawda dla tych ustawodawca przewidział pewne zwolnienie w art. 23 ust. 1 pkt 23b updof, jednak ma on zastosowanie jedynie w nielicznych sytuacjach, tj. wtedy, gdy obowiązek ponoszenia takich kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W praktyce z takimi przypadkami mamy do czynienia głównie w stosunku do pracowników służby leśnej i listonoszy.

Podsumowując ustawodawca zwalnia od podatku jedynie zwrot wydatków z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych wykorzystywanych w jazdach zamiejscowych i to tylko do wysokości określonej w przytoczonym rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. (zwrot wydatków w części przekraczającej ustawowe limity należy opodatkować). W przypadku należności pracowników z tytułu jazd lokalnych należy je doliczyć do pozostałych przychodów pracowników, od których jest ustalana zaliczka na podatek.