Koszty noclegów w delegacji a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Nocleg pracownika w hotelu kosztem firmy

Pytanie: Czy faktura dokumentująca koszty noclegów pracowników odbywających podróż służbową opłacona przez pracodawcę stanowi dla niego koszty uzyskania przychodów?

Odpowiedź: Tak, ponieważ jest to pośredni koszt pracowniczy.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w tzw. katalogu wyłączeń (art. 15 ust. 1 updop i art. 22 ust. 1 updof).

Uwaga!
Wspomniany katalog wyłączeń, to wykaz wydatków, które zostały wyłączone z możliwości potraktowania ich jako koszty podatkowe określony w art. 16 ust. 1 i art. 23 ust. 1 updof.

Koszty uzyskania przychodów zostały podzielone na koszty:

• bezpośrednie, czyli bezpośrednio związane z przychodem, oraz na
• pośrednie, czyli takie, przy których związek ten jest pośredni.

Warto wiedzieć więcej:
Wszelkie wydatki pracownicze (poza wyłączonymi z kosztów podatkowych) stanowią pośrednie koszty podatkowe dla pracodawcy.

Jeśli chodzi o pracodawców, obowiązek ponoszenia przez nich kosztów pracowniczych wynika z przepisów prawa pracy. Jeśli chodzi o podróże służbowe, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 kp).

Gdzie szukać zasad rozliczania podróży służbowej w budżetówce?

Jak wiadomo, warunki wypłacania należności pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej zostały określone w rozporządzeniach w sprawie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych.

Gdzie szukać zasad rozliczania podróży służbowej w firmach prywatnych?

Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych u innych pracodawców warunki wypłaty tych należności określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jednak postanowienia tych aktów nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w „budżetówce” (art. 775 § 3 i 4 kp).

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów wspomnianych rozporządzeń.

A zatem: w odniesieniu do wydatków związanych z służbowymi wyjazdami pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 [updop] nie zawarto zakazu ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom środki pieniężne są elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy – dietą lub inną należnością, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają dyspozycję art. 15 ust. 1 [updop] (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23 lutego 2009 r., sygn. IPPB5/423-311/08-5/AS).

Podstawa prawna:

• Art. 775 Kodeksu pracy.
• Art. 15 ust. 1 updop.
• Art. 22 ust. 1 updof.

Płace w firmie pomogą ci uniknąć pomyłek w rozliczeniach płacowych dzięki poradom ekspertów, które odpowiadają prawie na wszystkie pytania związane z rozliczaniem wynagrodzeń i nowymi przepisami.