Podatek VAT: anulowanie faktury tylko w szczególnych przypadkach

Przeczytaj także: Kiedy można anulować fakturę VAT?

Błędy trzeba poprawiać notą lub fakturą korygującą

Błędy pojawiające się na wystawionych fakturach to właściwie codzienność polskich przedsiębiorców. Wszelkie pomyłki czy niezgodności, które się w nich pojawią poprawia się przy pomocy noty lub faktury korygującej. W jakich konkretnie okolicznościach wystawia się dany dokument?

Faktura korygująca służy do zmiany wartości liczbowych, w tym ceny, a także kwot i stawek podatków. Konieczna jest również, gdy przykładowo doszło do zwrotu towaru, sprzedawca zaproponował rabat, albo nastąpiło podwyższenie ceny. Oczywiście pod warunkiem, że faktura została w ogóle wystawiona. Jeśli do tego nie doszło kwotę należy zwrócić, nie dokumentując tego faktu. Prawo do wystawienia faktury korygującej przysługuje sprzedawcy.Jeżeli błąd zauważył kupujący, to może poprosić przedsiębiorcę o sporządzenie korekty.

Kiedy pomyłka na fakturze dotyczy mniej istotnych elementów, które nie mają wpływu na cenę netto, stawkę i kwotę VAT, czy cenę brutto, wystawia się notę korygującą. Taki dokument służy do poprawy np. danych stron transakcji, nazwy towaru lub usługi. Notę korygującą wystawia nabywca, przekazując ją do sprzedawcy, który powinien ją zaakceptować (taka konieczność wynika z obowiązujących przepisów). Jako potwierdzenie przesłanego dokumentu wystarcza np. odpowiedź w formie e-maila.

Anulowanie faktury – w jakich sytuacjach możliwe?

Sporo przedsiębiorców z pewnością nie raz pomyślało, żeby zamiast wystawiać dodatkowy dokument weryfikujący pomyłkę, po prostu anulować fakturę.

Sprzedawca towaru lub usługi oczywiście ma do tego prawo, z zastrzeżeniem jednak, że może z niego skorzystać wyłącznie w pewnych specyficznych przypadkach. Kiedy konkretnie? Zasadniczo opcja anulowania faktury dostępna jest o ile:

• transakcja nie doszła do skutku (nie następuje dostawa towaru lub wykonanie usługi),
• dokument nie trafił do klienta (nie został wprowadzony do obrotu prawnego).

Należy sobie jednak zdawać sprawę z faktu, że takie sytuacje zdarzają się raczej rzadko. Mogą mieć jednak miejsce choćby przy sprzedaży online, kiedy przedsiębiorca stwierdził błąd na fakturze jeszcze przed jej wysyłką do odbiorcy. Fakturę można również anulować w przypadku, gdy nabywca nie przyjął towaru albo przesyłka wróciła do firmy wraz z załączonym dokumentem.

Każdorazowo musi więc zostać spełniony warunek, że faktura nie trafiła do rąk klienta. W przypadku, gdy dokument trafił do obrotu prawnego, poprawienie błędów, które się na nim znajdują możliwe jest tylko przy pomocy faktury lub noty korygującej.

Jak należy prawidłowo anulować fakturę?

Co istotne anulowanie faktury wymaga odpowiedniego postępowania. W sytuacji, gdy sprzedawca zaraz po wystawieniu zorientował się, że dokument zawiera błędy może go po prostu zniszczyć bez podejmowania innych działań. Nieprawidłowo sporządzona faktura po prostu ląduje w koszu, a kolejna otrzymuje ten sam numer porządkowy.

Zdecydowanie więcej formalności ma miejsce jeśli przedsiębiorca orientuje się w błędzie po czasie, czyli kiedy wystawił już następne dokumenty zawierające kolejne numery. Co wtedy? Otóż sprzedawca musi przekreślić wystawioną fakturę, podać datę anulowania oraz opisać w sposób, który uniemożliwi jej ponowne wykorzystanie. Równocześnie trzeba ją zatrzymać w firmowej dokumentacji w celu zachowania ciągłości numeracji.

Anulowanie faktury a korekta VAT

Należy także pamiętać, by anulowanego dokumentu nie wprowadzać do ewidencji VAT i nie wykazywać w deklaracji VAT. Może się jednak zdarzyć, że taka faktura zostanie ujęta w deklaracji VAT. Chodzi tu o sytuację, w której przedsiębiorca wykona taki krok nie wiedząc jeszcze, że do transakcji w ogóle nie dojdzie. Jak powinno się w takim przypadku zachować? Właściciel firmy posiada tu możliwość korekty złożonej deklaracji, a także obniżenia VAT-u o kwotę widniejącą na anulowanym dokumencie.

Arkadiusz Caryk,