Sprzedaż dla firm ewidencjonowana na kasie rejestrującej?

Przeczytaj także: Paragon, faktura czy rachunek dla konsumenta?

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej wynika z art. 111 usta. 1 ustawy o VAT, który mówi, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na żądanie takiego nabywcy przedsiębiorca powinien co do zasady przy tym wystawić również fakturę. W takim przypadku klient otrzymuje jedynie fakturę, zaś wydrukowany z urządzenia fiskalnego paragon należy dołączyć do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy.

W przypadku sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców natomiast co do zasady występuje obowiązek jej dokumentowania fakturami (z pewnymi wyjątkami, którymi nie będziemy się tutaj zajmować) a nie paragonami fiskalnymi. Niemniej żaden z przepisów, czy to samej ustawy o podatku od towarów i usług, czy też rozporządzeń wykonawczych, a tyczących się kas rejestrujących, nie zawiera regulacji zabraniających ewidencjonowania sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych przy użyciu kasy fiskalnej.

W związku z powyższym wydaje się, że ujęcie takiej sprzedaży przy użyciu urządzenia fiskalnego nie jest postępowaniem nieprawidłowym, co potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 06.02.2015 r., nr IBPP3/443-1375/14/UH.

Organ podatkowy uznał, że przepisy podatkowe nakazują podatnikom dokonującym sprzedaży na rzecz osób prywatnych prowadzić ewidencję tej sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Nie zabraniają one jednak ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą.

Podatnik, który ujął sprzedaż dla innego przedsiębiorcy na kasie fiskalnej nie musi się zatem martwić tym, że postąpił nieprawidłowo. Niemniej ujęcie sprzedaży na kasie fiskalnej nie zwolni tutaj podatnika z obowiązku wystawienia faktury.

Jeżeli sprzedaż jest udokumentowana zarówno fakturą jak i paragonem (bez względu na to, czy nabywcą jest przedsiębiorca czy osoba prywatna) sprzedawca winien pamiętać, że nabywcy wydaje jedynie fakturę, zaś paragon dopina do egzemplarza faktury, która pozostaje w jego dokumentacji.

Nadto w takich przypadkach sprzedawca musi zadbać o to, aby sprzedaż dokumentowana podwójnie została prawidłowo ujęta w rejestrach oraz rozliczona w deklaracji składanej na potrzeby podatku VAT (tzn. aby nie zawierała ona dwukrotnie tej samej sprzedaży).

Sposób prowadzenia takiej ewidencji jak i samej dokumentacji, zależy od podatnika. Może on m.in. przyjąć, że cała sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. W takim przypadku nie będzie już potrzeby odrębnego ujmowania w rejestrze sprzedaży faktur – cały obrót znajdzie się bowiem na raportach generowanych z urządzenia fiskalnego.

Jeżeli natomiast nie cała sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej, rozwiązaniem dopuszczalnym wydaje się być zaprowadzenie odrębnej numeracji faktur dla sprzedaży zewidencjonowanej i niezaewidencjonowanej na urządzeniu fiskalnym. Podatnik może zastosować oczywiście jedną numerację faktur dla swojej sprzedaży, niemniej rozwiązanie takie z całą pewnością będzie mniej czytelne od powyższego.