Iluzoryczne etapy KSeF. Dlaczego każda firma musi dołączyć do KSeF już w lutym?

Przeczytaj także: KSeF wystartował, ale papier nie zniknął: dezorientacja na stacjach paliw i nie tylko

Mimo że przepisy wprowadzające KSeF zakładają, że firmy mają do niego przystępować etapami, jest to założenie iluzoryczne. W rzeczywistości niemal każdy przedsiębiorca będzie musiał przystąpić do KSeF już od przyszłego miesiąca, jeśli będzie chciał odebrać swoje faktury kosztowe

Od lutego nie musisz wystawiać e-faktur, ale musisz je odbierać

Zgodnie z przepisami, obowiązkowe e-fakturowanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zacznie obowiązywać w następujących terminach:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorstw, których roczny obrót brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
• Od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł.

Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24 wyjaśnia dlaczego każdy przedsiębiorca będzie musiał przystąpić do KSeF już w lutym.

Wskazane w przepisach terminy dotyczą wystawiania faktur, nie są natomiast związane z ich odbiorem przez kontrahentów. Faktury od największych firm będziemy musieli odebrać w KSeF już od 1 lutego 2026 r., czyli z dniem ich obowiązkowego przystąpienia do systemu.

Przy doręczeniu faktury bez znaczenia jest dzień, w którym my, jako firma, powinniśmy przystąpić do KSeF. Ważne jest czy nasz kontrahent powinien już wystawiać fakturę poprzez system stworzony przez resort finansów. Jeżeli tak, to my jesteśmy zobowiązani odebrać od niego daną fakturę również za pośrednictwem KSeF – tłumaczy Monika Piątkowska.

Tak więc, jeśli będziemy chcieli otrzymać fakturę za paliwo na stacji benzynowej, za leasing czy za zakupiony sprzęt, będziemy musieli zalogować się do KSeF już w lutym. Nasz kontrahent nie będzie zobowiązany, aby doręczyć nam ją w inny sposób.

Do KSeF trzeba się przygotować już w styczniu

Przedsiębiorcy mają mniej czasu niż im się wydaje. Część firm nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że za trzy tygodnie nie otrzyma faktur w dotychczasowy sposób. Może z tego wyniknąć szereg nieporozumień i problemów, a także opóźnienia w płatnościach za towary i usługi.

Przeoczenie danej faktury powodować może również problemy w comiesięcznych rozliczeniach z fiskusem i ZUS – wyjaśnia doradca podatkowy fillup k24.

Dlatego niezwykle istotne jest, aby każda firma, po pierwsze, była świadoma, że będzie musiała zalogować się do KSeF już w lutym. Po drugie, aby do odbioru tychże faktur odpowiednio się przygotować, tj. zadbać o odpowiednie dostępy do KSeF, czy oprogramowanie.

Trzeba również skontaktować się ze swoją księgową, aby ustalić m.in. sposób przekazywania faktur sprzedażowych i kosztowych, zakres upoważnienia do działań KSeF dla biura księgowego czy działu księgowości.

Jako przedsiębiorcy powinniśmy również zastanowić się którzy z pracowników w imieniu naszej firmy będą mogli wystawiać faktury, a kto będzie je odbierał i weryfikował – dodaje Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24.

Wprowadzenie KSeF nie wiąże się tylko z nowym sposobem wystawiania faktury. Ono zmienia cały proces odbioru, weryfikacji i obiegu dokumentów księgowych. I na tę zmianę każdy przedsiębiorca w Polsce powinien być przygotowany już od lutego.