KSeF wystartował, ale papier nie zniknął: dezorientacja na stacjach paliw i nie tylko

Przeczytaj także: KSeF bez internetu: jak wystawiać faktury w trybie offline i co zrobić w przypadku awarii systemu?

Od 1 lutego 2026 r. największe przedsiębiorstwa w Polsce zostały objęte obowiązkiem wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W teorii oznacza to koniec papierowych faktur w relacjach B2B. Praktyka jednak pokazuje, że rynek szykuje się na okres hybrydowy.

Stacje paliw: KSeF w tle, papier na pierwszym planie

Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24 wyjaśnia: – Najwięksi gracze rynku paliwowego, w tym czołowa spółka Skarbu Państwa – Orlen, bezspornie podlegają obowiązkowi KSeF od 1 lutego 2026 r. Jednocześnie sprzedaż paliwa dla firm wciąż w dużej mierze opiera się na fakturach generowanych z kas fiskalnych oraz systemów kart flotowych.

Przepisy przejściowe dopuszczają utrzymanie dotychczasowych modeli dokumentowania sprzedaży przez określony czas. W praktyce oznacza to, że klient biznesowy może nadal otrzymywać papierową fakturę lub wydruk, mimo że formalnie dokument funkcjonuje już w KSeF.

Orlen zapowiedział, że co najmniej do 31 marca 2026 r. będzie dokumentować sprzedaż B2B za pośrednictwem kas fiskalnych (z wyłączeniem sprzedaży flotowej). Z kolei sprzedaż flotowa będzie realizowana na podstawie faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF.

Analogicznie faktury z kas rejestrujących będą wystawiane na stacjach sieci: BP, Moya, MOL czy Amic. Należy mieć na uwadze, że inne zasady mogą obowiązywać klientów flotowych – w ich przypadku faktura może zostać wystawiona bezpośrednio za pośrednictwem KSeF.

Shell natomiast wystawia faktury w KSeF. Pierwsze doniesienia mówią, że Shell fakturuje w trybie offline24, a przedsiębiorca otrzymuje fakturę papierową oznaczoną dwoma kodami QR: „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”.

Telekomunikacja i media: faktura w KSeF, PDF jako dodatek

W przypadku operatorów telekomunikacyjnych oraz dostawców energii i mediów sytuacja wygląda bardziej przewidywalnie. – Duże podmioty, takie jak Orange, T-Mobile, Play czy główni dostawcy energii, są technologicznie przygotowane do e-fakturowania. Od lutego 2026 r. faktura dla klienta biznesowego będzie wystawiana w KSeF, natomiast plik PDF lub papierowa wizualizacja pozostaną jedynie formą informacyjną, a nie dokumentem księgowym – tłumaczy ekspertka fillup k24.

Leasing i finanse: najszybsze odejście od papieru

Najmniej wątpliwości dotyczy sektora leasingowego i finansowego. Duże instytucje z tej branży już dziś funkcjonują w modelach niemal w pełni cyfrowych. W ich przypadku można oczekiwać, że faktury – w szczególności za raty leasingowe – co do zasady będą udostępniane wyłącznie w KSeF, bez alternatywy w postaci papieru. Brak przygotowania po stronie odbiorcy może bezpośrednio przełożyć się na opóźnienia w księgowaniu i rozliczeniach VAT.

Największe zagrożenie: pozorne status quo

– Najpoważniejszym ryzykiem 2026 roku jest pozorne utrzymanie dotychczasowych praktyk. Papierowe faktury za paliwo czy pliki PDF od dostawców usług mogą stworzyć złudne wrażenie, że nic się nie zmieniło. Tymczasem w tle funkcjonuje KSeF jako jedyne prawnie skuteczne źródło faktury dla tych podmiotów, które są zobowiązane do korzystania z systemu – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

Dlatego kluczowe pytanie dla przedsiębiorców nie brzmi dziś: Czy dostawca wystawi fakturę w KSeF?, lecz: Czy firma jest gotowa operacyjnie na sytuację, w której jedyną fakturą jest ta dostępna w systemie, nawet jeśli nikt jej fizycznie nie przekaże?