eGospodarka.pl

eGospodarka.plPodatkiPorady podatkowe › Kilometrówka a koszty uzyskania przychodu firmy

Kilometrówka a koszty uzyskania przychodu firmy

2012-12-18 13:24

Kilometrówka a koszty uzyskania przychodu firmy

Samochód © lightpoet - Fotolia.com

Wykorzystywanie w prowadzonej działalności gospodarczej samochodu traktowanego jako osobowy, w sytuacji, gdy nie jest on składnikiem majątku firmy (środkiem trwałym), pociąga za sobą konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu takiego pojazdu, na podstawie której to ustalany jest limit tzw. kilometrówki. Czynności te są niezbędne, aby zaliczać do kosztów wydatki związane z eksploatacją samochodu.

Przeczytaj także: Rozliczenie ubezpieczenia wynajmowanego samochodu osobowego

Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (z nielicznymi wyjątkami) z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta jest niezbędna do tego, aby było możliwe zaliczenie w ciężar kosztów podatkowych wydatków związanych z eksploatacją takiego pojazdu (art. 23 ust. 5 updof). Obowiązku jej prowadzenia nie mają jedynie przedsiębiorcy użytkujący takie samochody na podstawie umowy leasingu (o czym mówi art. 23 ust. 3b updof).

Wskazana wyżej stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego jest określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i wynosi dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 0,5214 zł, a dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Z kolei to, co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, zostało określone w art. 23 ust. 7 updof. Ustawodawca wymienia tutaj: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

fot. lightpoet - Fotolia.com

Samochód

Wykorzystywanie w prowadzonej działalności gospodarczej samochodu traktowanego jako osobowy, w sytuacji, gdy nie jest on składnikiem majątku firmy (środkiem trwałym), pociąga za sobą konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu takiego pojazdu, na podstawie której to ustalany jest limit tzw. kilometrówki.


Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje w firmie kilka samochodów osobowych nieuznanych za środki trwałe, ewidencję taką należy zaprowadzić odrębnie dla każdego z nich. Podatnik jest ponadto zobowiązany do sporządzania miesięcznych zestawień poniesionych wydatków (chodzi tutaj przede wszystkim o wydatki na paliwo, remonty, części zamienne, ubezpieczenia itp.) na podstawie faktur (czy rachunków) je dokumentujących, zawierających numer rejestracyjny samochodu (o czym z kolei mówi ust. 13 objaśnień w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Tak sporządzone miesięczne zestawienie stanowi podstawę zaksięgowania wydatków ponoszonych na dany samochód w kolumnie 13 księgi po zakończeniu danego miesiąca.

Warto przy tym pamiętać, że wydatki z tytułu używania samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dane rozliczenie jest dokonywane. Jednakże suma tych wydatków w takim okresie czasu nie może przekroczyć limitu określonego przez kilometórwkę, wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu.

Co za tym idzie, jeżeli ustalony limit kilometrówki wynosi np. 1 500 zł, zaś podatnik poniósł wydatki w wysokości 2 000 zł, w ciężar kosztów uzyskania przychodu będzie mógł on zaliczyć jedynie 1 500 zł. Nadwyżka ponad limit kosztem danego okresu być nie może. Jednakże nadwyżka ta będzie mogła być kosztem w kolejnych okresach rozliczeniowych, o ile pozwoli na to limit kilometrówki (rozliczenie takie musi się jednak zamknąć w jednym roku podatkowym).

Jeżeli natomiast limit kilometrówki byłby wyższy od faktycznie poniesionych wydatków, w ciężar kosztów uzyskania przychodu podatnik odniesie kwotę faktycznie poniesionych wydatków.

W uproszczeniu mówiąc za dany okres rozliczeniowy podatnik zaliczy w ciężar kosztów uzyskania przychodu kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówkę) albo sumę poniesionych wydatków, w zależności od tego, która wartość będzie niższa (licząc narastająco od początku roku).

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: