Struktura e-podatkowa JPK Księgi Rachunkowe (JPK_KR)

JPK Księgi Rachunkowe składają się z: nagłówka z informacjami o firmie, walucie (generalnie PLN – z wyjątkami dla wskazanych pozycji), dziennika, zapisów na kontach oraz zestawienia obrotów i sald. Są potrzebne służbom skarbowym, żeby potwierdzić prawdziwość danych lub wykazać ich nieprawidłowości podczas e-kontroli.

Ponieważ księgi rachunkowe prowadzimy zgodnie z zasadami polityki rachunkowości obowiązującej w firmach, KAS może prosić o przedstawienie dokumentu polityki, żeby wiedzieć, skąd wzięły się i jak interpretować poszczególne zapisy w księgach. A te prowadzą do określenia wielkości dochodu i podatku do zapłacenia.

KAS otrzymując JPK_KR odpowiada sobie na pytanie, jak wygląda sytuacja finansowa i podatkowa firmy. Skuteczna analiza wymaga m.in. interpretacji struktury kont, która może być w każdej firmie inna, a JPK ma coś standaryzować. KAS może w związku z tym prosić o dodatkowe informacje – np. jaka jest struktura naszego planu kont, o nazwanie i przeznaczeniu poszczególnych kategorii kont, co na nich rejestrujemy. Dzięki podobnym informacjom urzędnicy KAS mogą wyobrazić sobie, jakie informacje niosą te zapisy ze sobą. Zwracamy uwagę, że obowiązują nas polskie nazwy kont. Jeśli dla potrzeb zarządzających spoza Polski mamy nazwy angielskie – w JPK_KR możemy je zawrzeć, ale uzupełniająco np. w nawiasach, bądź po ukośniku przy ich polskich odpowiednikach.

Systematyczność księgowania – bardzo ważna dla JPK_KR i kontroli podatkowych, w których są wykorzystywane. Wiele systemów informatycznych pozwala przechowywać (a nawet analizować z generowanych raportów) dane w tzw. buforach – w sensie formalnym nie stanowią one zarejestrowanego w księgach rachunkowych zapisu – z bufora nie da się uzyskać czy wygenerować JPK_KR. We wszystkich JPK-ach powinny znajdować się wyłącznie dane – informacje pewne czyli zaksięgowane.

Standaryzacja zapisów – opis zdarzenia w dzienniku jest ważny z powodu możliwości weryfikacji ksiąg rachunkowych: powtarzalność nie jest błędem – przeciwnie, to przejaw transparentności, który oznacza w praktyce mniej pytań i wątpliwości ze strony służb skarbowych.

Odpowiedzialność za KR, zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości ponosi kierownik jednostki czyli najczęściej zarząd. Jeśli księgi są prowadzone przez biuro rachunkowe, należy zadbać o aneks do umowy mówiący o generowaniu struktury przez biuro rachunkowe na życzenie KAS.

Księgi rachunkowe w online

– art. 11a ustawy o rachunkowości – wskazuje, że mamy poinformować organ, jeśli księgi znajdują się poza siedzibą firmy, ale też jeśli dostęp jest możliwy online.

Bogdan Zatorski,