Najważniejsze zmiany podatkowe od 2026 r. Na co powinni przygotować się przedsiębiorcy?

Przeczytaj także: Czy firmy zwolnione z VAT muszą korzystać z KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć

KSeF – pierwszy pełny rok obowiązku i największa reforma w obiegu faktur

Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian będzie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Reforma obejmie wszystkich przedsiębiorców, choć w różnych terminach. Największe firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto, wejdą do systemu 1 lutego 2026 r. Pozostali podatnicy zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsi – tacy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto – od 1 stycznia 2027 r.

KSeF zasadniczo zmieni technikę wystawiania i otrzymywania faktur. Dokumenty będą generowane w aplikacjach finansowo-księgowych, ale trafią do kontrahentów dopiero po nadaniu im numeru KSeF przez administrację skarbową. System uporządkuje również problematyczne dotychczas rozróżnienie dat: dzień wystawienia faktury będzie co do zasady tożsamy z datą wysłania jej do systemu, natomiast moment jej otrzymania przez nabywcę zostanie powiązany z nadaniem numeru KSeF. To właśnie data nadania tego numeru będzie decydować o tym, kiedy nabywca ujmie dokument w swoich rozliczeniach podatkowych.

Z perspektywy przedsiębiorców KSeF będzie miał zarówno wymiar pozytywny, jak i wymagający.

Do najważniejszych korzyści należy skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, uproszczenie kontroli, automatyzacja obiegu dokumentów oraz 10-letnia archiwizacja faktur. Praktyczną zaletą będzie także możliwość wystawienia faktury w trybie awaryjnym, gdy program lub sam KSeF będą niedostępne – podkreśla Jacek Dziuba, doradca podatkowy i ekspert w zakresie zarządzania finansami.

Po stronie wyzwań znajdą się obowiązki wdrożeniowe: dostosowanie oprogramowania, przegląd obiegu dokumentów i zapewnienie spójności ewidencji z danymi przesyłanymi do systemu. Rok 2026 będzie okresem przejściowym, w którym organy podatkowe zapowiadają brak sankcji, jednak przedsiębiorcy powinni już wtedy działać zgodnie z wymogami systemu, aby uniknąć późniejszych korekt oraz opóźnień w rozliczeniach.

Nowe limity dla samochodów firmowych – zmiana, która uderzy w większość aut spalinowych

Drugą istotną zmianą będą nowe limity podatkowe dla samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Dotychczasowa konstrukcja oparta na jednym progu 150 tys. zł (oraz 225 tys. zł dla pojazdów elektrycznych) zostanie z początkiem 2026 r. zastąpiona systemem trzech progów powiązanych z poziomem emisji CO₂. Limit 225 tys. zł będzie dotyczył aut elektrycznych i wodorowych, 150 tys. zł – samochodów o emisji poniżej 50 g CO₂/km, a 100 tys. zł obejmie wszystkie pozostałe pojazdy, czyli zdecydowaną większość aut spalinowych oraz tradycyjnych hybryd.

Zmiana obejmie zarówno odpisy amortyzacyjne dotyczące samochodów wpisanych do ewidencji środków trwałych, jak i rozliczenie kosztowe rat leasingowych, opłat najmu czy dzierżawy. Co szczególnie istotne, nowe limity będą stosowane także do rat płaconych po 1 stycznia 2026 r., nawet jeśli umowa leasingu została zawarta kilka lat wcześniej. Ochrona praw nabytych będzie przysługiwać jedynie tym podatnikom, których samochody znajdą się w ewidencji środków trwałych najpóźniej do końca 2025 r. W takich przypadkach amortyzacja będzie mogła być kontynuowana według dotychczasowych zasad.

Nowelizacja przewiduje również uszczelnienie popularnego dotąd schematu polegającego na wykupie samochodu z leasingu do majątku prywatnego, następnie przekazaniu go w darowiźnie członkowi rodziny i sprzedaży po upływie sześciu miesięcy bez PIT. Od 2026 r. sprzedaż auta otrzymanego w darowiźnie będzie opodatkowana, jeżeli nastąpi przed upływem trzech lat od przeniesienia własności.

Ekspert przewiduje, że zmiany te będą dla większości przedsiębiorców niekorzystne.

Obniżenie limitu do 100 tys. zł dla większości samochodów spalinowych oznacza, że większa część wartości pojazdu nie trafi do kosztów podatkowych, co przełoży się na wyższy PIT lub CIT oraz wyższą podstawę składki zdrowotnej. Neutralne pozostaną natomiast pojazdy o relatywnie niskiej wartości oraz auta elektryczne i PHEV o emisji poniżej 50 g CO₂, dla których zachowano bardziej preferencyjne progi – wyjaśnia Jacek Dziuba.

Zwolnienie z VAT do 240 tys. zł – wzrost limitu, ale z pułapką roku przejściowego

Trzecią kluczową zmianą będzie podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT z 200 tys. zł do 240 tys. zł rocznej sprzedaży. Wyższy limit, obowiązujący od 2026 r., będzie istotny zwłaszcza dla mikroprzedsiębiorców i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki niemu więcej podmiotów będzie mogło funkcjonować bez statusu czynnego podatnika VAT, co uprości bieżące rozliczenia.

Istotnym elementem reformy będą przepisy przejściowe, które umożliwią powrót do zwolnienia od 2026 r. tym podatnikom, którzy w 2025 r. przekroczą obecny limit 200 tys. zł, ale nie uzyskają sprzedaży wyższej niż 240 tys. zł.

Jacek Dziuba podkreśla jednak, że rok 2025 nadal będzie rozliczany według obecnego limitu.

Oznacza to, że przekroczenie 200 tys. zł sprzedaży w tym okresie nadal będzie skutkowało obowiązkiem rejestracji do VAT. Dopiero od 2026 r. przedsiębiorca będzie mógł rozważać powrót do zwolnienia, o ile spełni warunki wynikające z nowego progu.

Z wyższej wartości limitu nie będą mogły skorzystać podmioty wykonujące działalność wymienioną w katalogu ustawowych wyłączeń, a więc m.in. prawnicy, doradcy podatkowi, jubilerzy czy sprzedawcy określonych towarów objętych obowiązkowym VAT – podsumowuje ekspert.

Co te zmiany będą oznaczały w praktyce?

Zmiany wchodzące w życie w 2026 r. w wyraźny sposób przekształcą funkcjonowanie firm w Polsce. KSeF będzie oznaczać transparentność obrotu gospodarczego i większą pewność co do rzetelności danych, przy jednoczesnym uproszczeniu kontroli oraz przyspieszeniu zwrotów VAT. Nowe limity dla samochodów firmowych będą natomiast oznaczały realne ograniczenia kosztowe – szczególnie dla podatników korzystających z aut spalinowych – i staną się jedną z najbardziej odczuwalnych zmian operacyjnych. Z kolei podwyższenie limitu zwolnienia z VAT będzie wyraźnym ułatwieniem dla najmniejszych przedsiębiorców, choć wymagać będzie ostrożności w roku przejściowym.

Rok 2026 należy traktować jako okres pojawienia się zarówno nowych obowiązków, jak i nowych możliwości. Dla jednych firm będzie to czas intensywnych przygotowań technologicznych i procesowych, dla innych – okazja do uporządkowania modelu rozliczeń podatkowych. W każdym przypadku przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześnie zaplanować działania, aby świadomie wejść w nowe realia i uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z braku dostosowania.