Nowe pojęcia w KSeF: potwierdzenie transakcji jako tymczasowy dowód handlowy

Przeczytaj także: Faktura proforma a KSeF. Co muszą wiedzieć przedsiębiorcy i czy trzeba ją przesyłać do systemu?

Już od kilku tygodni można korzystać z podręczników Ministerstwa Finansów, które stanowią kompendium wiedzy o Krajowym Systemie e-Faktur. Jak wskazuje Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART, to pierwszy tak klarowny, napisany przystępnym językiem materiał, wzbogacony o przykłady obrazujące zasady nadawania uprawnień, wystawiania i odbierania faktur w systemie.

Jednocześnie wraz z publikacją tych materiałów w obiegu pojawiły się pojęcia i rozwiązania związane z KSeF, które nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych dotyczących KSeF, co w praktyce rodzi dodatkowe pytania interpretacyjne.

Dowód handlowy bez skutków prawnych

Jednym z nowych pojęć, które pojawiło się w materiałach Ministerstwa Finansów, jest tzw. „potwierdzenie transakcji”. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu, jest to dokument, który sprzedawca może przekazać nabywcy w sytuacji, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF, a tym samym nie uzyskała numeru identyfikującego w systemie. W praktyce pełni on funkcję tymczasowego dowodu handlowego, potwierdzającego, że sprzedaż została dokonana i faktura zostanie wystawiona w systemie.

Dokument może zawierać dane stron transakcji, numer faktury nadany przez wystawcę, datę wystawienia, kwotę należności ogółem oraz – zgodnie z rekomendacjami MF – kody QR umożliwiające późniejsze powiązanie go z fakturą w KSeF.

Potwierdzenie transakcji będzie wizualnie przypominać fakturę – zawiera zbliżony układ danych i będzie mieć kody QR – ale nie wywołuje skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania.

To jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym, który ma potwierdzać, że transakcja została zrealizowana i faktura zostanie przesłana do systemu. Wystawienie go przez wystawcę jest dobrowolne – wyjaśnia Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse.

Kiedy potwierdzenie transakcji może być przydatne?

Potwierdzenie transakcji może okazać się pomocne w wielu codziennych sytuacjach. W praktyce mogą wystąpić sytuacje, że sprzedawca będzie chciał przekazać nabywcy informację o sprzedaży jeszcze przed przesłaniem faktury do KSeF – zwłaszcza gdy proces fakturowania jest opóźniony z przyczyn technicznych lub organizacyjnych.

Takie rozwiązanie może być użyteczne m.in. w sprzedaży terenowej, przy transakcjach z konsumentami, w dostawach międzynarodowych czy w sytuacjach, gdy przedsiębiorca musi potwierdzić zawarcie umowy handlowej przed wystawieniem faktury w systemie.

Jak wskazuje ekspertka SaldeoSMART, dokument ten może również mieć znaczenie w razie problemów technicznych – na przykład braku uwierzytelnienia, aktywnego certyfikatu lub tokenu, który umożliwia dostęp do KSeF, przerw w dostępie do Internetu lub chwilowej niedostępności systemu. W takich sytuacjach potwierdzenie transakcji umożliwia utrzymanie ciągłości obiegu dokumentów handlowych do czasu przesłania właściwej faktury do KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.

W pierwszych miesiącach wdrażania część firm może dopiero przechodzić proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień w systemie. Dla takich podmiotów potwierdzenie transakcji może stanowić praktyczne, tymczasowe rozwiązanie, zanim wszystkie procedury techniczne zaczną działać w pełni sprawnie – podkreśla Agnieszka Ligocka.

W gotowości technologicznej

Pojawienie się nowych pojęć, takich jak potwierdzenie transakcji, pokazuje, że wdrożenie KSeF wymaga od firm nie tylko zrozumienia przepisów, ale też gotowości procesowej i technologicznej. Dla księgowych oznacza to konieczność dostosowania obiegu dokumentów, a dla przedsiębiorców upewnienia się, że ich oprogramowanie obsłuży wszystkie wymagania nowego systemu.

Część przedsiębiorców – zwłaszcza mniejszych – może zakładać, że do działania w zgodności z KSeF wystarczą im darmowe narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów, takie jak Aplikacja Podatnika, aplikacja mobilna czy e-Mikrofirma. Z podręczników resortu wynika jednak, że potwierdzenie transakcji to dokument wydawany nabywcy poza KSeF. Może się więc okazać, że to funkcja, która nie będzie mogła być realizowana za pośrednictwem rządowych narzędzi.