KSeF zlikwiduje duplikaty faktur i zmieni zasady wystawiania not korygujących

Przeczytaj także: Czy firmy zwolnione z VAT muszą korzystać z KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć

Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur znacząco zmienia zasady wystawiania i poprawiania dokumentów księgowych. Przedsiębiorcy muszą dostosować się do nowych procedur, szczególnie w obszarze korekt i duplikatów faktur. Jak wyjaśnia Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl, KSeF nie tylko porządkuje obieg dokumentów, ale także eliminuje niektóre dotychczas stosowane rozwiązania.

– Wprowadzenie KSeF oznacza koniec duplikatów faktur w tradycyjnym rozumieniu – zauważa ekspertka. - Do tej pory podatnicy wystawiali duplikat, gdy oryginał zaginął lub uległ zniszczeniu. W systemie e-faktur taka potrzeba znika, ponieważ dokument po przesłaniu do KSeF pozostaje tam zapisany i zawsze dostępny dla uprawnionych stron. Faktura istnieje w systemie niezależnie od okoliczności, więc nie ma ryzyka jej utraty – komentuje ekspertka.

Duże zmiany dotyczą również procesu korygowania błędów. W tradycyjnym obiegu nabywca mógł wystawić notę korygującą, gdy faktura zawierała drobne pomyłki, np. w nazwie firmy, adresie lub numerze NIP. Po wdrożeniu KSeF możliwość ta zostanie istotnie ograniczona. – Nota korygująca nadal będzie funkcjonować, ale w zupełnie nowej formie - podkreśla Beata Tęgowska. W przypadku faktur ustrukturyzowanych korekty będzie musiał zatwierdzić sprzedawca poprzez przesłanie odpowiedniego dokumentu do systemu.

Ekspertka Systim.pl zwraca uwagę, że rola nabywcy w procesie korygowania będzie mniejsza niż dotychczas. Jeśli w fakturze pojawi się błąd, który nie wpływa na kwoty, nabywca będzie mógł przygotować propozycję noty korygującej, ale jej zatwierdzenie nastąpi wyłącznie po stronie sprzedawcy, w KSeF. – To sprzedawca staje się jedynym podmiotem uprawnionym do formalnej zmiany danych w fakturze ustrukturyzowanej - dodaje.

KSeF wprowadza również pełną identyfikowalność dokumentów. Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, który zastępuje dotychczasowe oznaczenia oryginału czy duplikatu. W efekcie proces kontroli, obiegu dokumentów i ich archiwizacji staje się bardziej przejrzysty.

Wraz z pojawieniem się KSeF duplikaty faktur przestają istnieć, a noty korygujące funkcjonują w zmienionej formie, wymagającej akceptacji sprzedawcy w systemie. Nowe zasady uporządkują obieg dokumentów, ale jednocześnie nakładają na przedsiębiorców obowiązek aktualizacji dotychczasowych procedur. Kluczowe jest zrozumienie, że każda faktura ustrukturyzowana jest na stałe dostępna w systemie, co eliminuje wiele wcześniejszych problemów organizacyjnych.