Rozporządzenia wykonawcze do KSeF podpisane. Co znajduje się w nowych przepisach?

Przeczytaj także: Ruszają testy KSeF 2.0 - jak firmy mogą się przygotować?

Rozporządzenia określają m.in.:

• zasady nadawania, zmiany i cofania uprawnień do korzystania z KSeF, w tym zakres stosowania formularza ZAW-FA,
• metody uwierzytelniania użytkowników oraz wymagania techniczne po stronie podatników,
• katalog przypadków wyłączonych z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• zasady dokumentowania faktur uproszczonych oraz zakres danych wykazywanych w ewidencji JPK_VAT.

Przepisy potwierdzają, że nie wszystkie dokumenty uznawane obecnie za faktury będą objęte obowiązkiem KSeF. Dotyczy to m.in. określonych biletów, paragonów z NIP oraz wybranych czynności zwolnionych z VAT, jeżeli są dokumentowane zgodnie z przepisami szczególnymi.

Rozporządzenia doprecyzowują również kwestie numeru KSeF w ewidencjach podatkowych, oraz specjalnych oznaczeń w plikach JPK_VAT.

Zgodnie z obowiązującym harmonogramem, KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podatników od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych podatników od 1 kwietnia 2026 r. Przy czym należy pamiętać, że faktury wystawione w KSeF od lutego, trzeba będzie już odbierać w systemie, niezależnie od wielkości firmy.

Rozporządzenia wykonawcze kończą etap niepewności interpretacyjnej wokół KSeF i przesuwają ciężar z legislacji na realne wdrożenie. To one w praktyce określają, jak system będzie funkcjonował na co dzień, od nadawania uprawnień, przez uwierzytelnianie, po faktyczny moment wystawienia faktury.

Szkoda jednak, że elektroniczna wersja formularza ZAW-FA zacznie obowiązywać dopiero od lutego 2026 r. W okresie intensywnych przygotowań i testów oznacza to dodatkowe utrudnienia organizacyjne, zwłaszcza dla większych firm i biur rachunkowych obsługujących wielu klientów. Wdrożenie KSeF wymaga sprawnych, cyfrowych procedur, a opóźnienie w pełnej elektronizacji kluczowego formularza stoi w sprzeczności z celem całego systemu.

Choć przepisy potwierdzają istnienie wyłączeń i wyjątków, nie zmienia to faktu, że KSeF oznacza gruntowną zmianę procesów księgowych i obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy po odroczeniu KSeF w 2024 r. pozostali bierni, wchodzą w 2026 r. z realnym ryzykiem operacyjnym i niewielką przestrzenią na korektę działań.

Autor: Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt