Faktura w walucie obcej w KSeF. Co się zmieniło i jak unikać błędów? Nowe zasady i obowiązki

Przeczytaj także: Faktury zagraniczne a KSeF: jak prawidłowo je wystawiać i rozliczać?

W KSeF dopuszczalne jest wystawianie faktur w walucie obcej zarówno w transakcjach krajowych, jak i zagranicznych. Obowiązują jednak dwa podstawowe warunki.

– Po pierwsze, dokument musi być poprawnie uzupełniony w polach dotyczących waluty dokumentu oraz – jeśli jest to konieczne – w polach wykorzystywanych do obliczeń podatkowych, w szczególności podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych.

Po drugie, kluczowe znaczenie zyskuje data wystawienia dokumentu, ponieważ jest ona powiązana zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KseF, jak i z momentem powstania obowiązku podatkowego – wyjaśnia Katarzyna Krzemińska, kierownik Biura Rachunkowego w IFIRMA.

W praktyce oznacza to, że sam sposób realizacji transakcji pozostaje bez zmian, natomiast rośnie znaczenie spójności i kompletności danych na fakturze.

Faktura walutowa w KSeF: co trzeba wiedzieć

– Same faktury co do zasady się nie zmieniają – nadal można rozliczać transakcję w innej walucie, a podatek VAT musi być wykazany w złotówkach. Nowość polega na tym, że to, co było wcześniej „opisowe” lub opcjonalne, teraz staje się obowiązkowym elementem danych w strukturze e-faktury – dodaje Katarzyna Krzemińska z IFIRMA.PL.

W KSeF obowiązkowym staje się pole „KodWaluty”, które należy wypełnić trzyliterowym kodem zgodnym z normą ISO 4217, np. PLN, EUR czy USD. Kluczową różnicą względem faktur wystawianych poza KSeF jest sposób prezentacji kursu walut, który wcześniej mógł pojawiać się na fakturze jedynie informacyjnie. Obecnie pole „KursWaluty” lub „KursWalutyZ” (dla faktur zaliczkowych) jest polem obowiązkowym do wypełnienia.

P_1 w KSeF: data wystawienia faktury, a tryby szczególne

W systemie faktur ustrukturyzowanych kluczowe jest to, kiedy faktura trafia do systemu, ponieważ wpływa to na jej formalną datę wystawienia.

W trybie online fakturę uznaje się za wystawioną w dniu, w którym została ona przesłana do KSeF, o ile data wpisana w polu P_1 jest zgodna z datą tej wysyłki.

Kiedy jednak data wpisana w P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania faktury do systemu, uznaje się ją za fakturę wystawioną w tzw. trybie offline (z przesłaniem faktury, co do zasady, w następnym dniu roboczym). Datą wystawienia tego dokumentu staje się ta wskazana w P_1.

– To rozróżnienie jest ważne z perspektywy praktycznej i wpływa na uporządkowanie procesu. Firma musi zadbać o to, czy wystawia dokument od razu w KSeF ,czy wystawia go wcześniej i dopiero potem wysyła. W trybie offline24 ważne jest, aby faktura była przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego – komentuje Katarzyna Krzemińska z IFIRMA.PL.

VAT, wspólny kurs z PIT i kurs umowny

W przypadku faktury walutowej w KSeF zasady przeliczania VAT pozostają takie same jak przed wdrożeniem systemu. Jeśli faktura jest wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. Natomiast gdy faktura została wystawiona przed powstaniem takiego obowiązku, przeliczenia dokonuje się według kursu z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Alternatywnie można również stosować kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) z ostatniego dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury/powstania obowiązku podatkowego. W takim przypadku trzeba zwrócić uwagę, aby waluta inna niż euro była przeliczona z zastosowaniem kursu wymiany względem euro.

Do przeliczenia podatku VAT przedsiębiorca może zastosować taki sam kurs jak w przypadku podatku dochodowego (PIT). Co ważne, przy wybraniu wspólnego kursu przedsiębiorca musi stosować tę metodę przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od początku miesiąca, w którym kurs został wybrany.

W KSeF funkcjonują również pola „KursUmowny” i „WalutaUmowna”, jednak mają one charakter wyłącznie informacyjny i nie wpływają na rozliczenie podatku VAT. Używane są przy fakturze w PLN lub dwuwalutowej, gdy strony umówiły się na przeliczenie ceny po określonym kursie.