Nota korygująca odchodzi do historii. Jak poprawić błąd w fakturze w KSeF?

Przeczytaj także: KSeF zlikwiduje duplikaty faktur i zmieni zasady wystawiania not korygujących

Co zamiast noty korygującej?

W systemie KseF nabywca staje się całkowicie zależny od woli i sprawności działania sprzedawcy. Jeśli zobaczy błąd, musi skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić go o wystawienie odpowiedniej faktury korygującej.

W praktyce oznacza to, że od lutego fundamentalnie zmieni się dynamika i przepływ pracy w procesie korekty błędów. Biura rachunkowe muszą opracować nowe, efektywne protokoły komunikacji dla swoich klientów służące do zgłaszania błędów dostawcom i monitorowania procesu wystawiania korekt.

Z kolei obsługując sprzedaż swoich klientów, biura muszą być przygotowane na zwiększoną liczbę próśb o korekty. Spodziewamy się sporego obciążenia administracyjnego – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.

Najczęstszy błąd: zły NIP nabywcy. Co w tym przypadku?

Architektura KSeF nie pozwala na prostą korektę tego pola. System działa bowiem na zasadzie niezmiennego rejestru transakcji. Raz wprowadzony dokument nie może być po prostu „usunięty” lub „przekierowany”. Faktura z błędnym NIP-em zostaje po prostu automatycznie i prawnie udostępniona w systemie podmiotowi o tym właśnie (błędnym) numerze. Dokument można jedynie formalnie anulować poprzez korektę zerującą.

Ta złożoność podkreśla krytyczne znaczenie walidacji danych, zwłaszcza numeru NIP, przed wysłaniem faktury do KSeF. Biura rachunkowe muszą uwrażliwić na to swoich klientów i w miarę możliwości wdrożyć w używanym oprogramowaniu mechanizmy sprawdzające poprawność NIP (np. poprzez integrację z Białą Listą). Takie zabiegi pozwolą uniknąć uciążliwych procedur korygujących – zaznacza Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa, ambasadorka marki fillup k24

1. Wystawienie faktury korygującej „do zera”: sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą, która zeruje wszystkie wartości na pierwotnej fakturze. Co ważne, korekta ta musi być wystawiona na ten sam, błędny numer NIP! Tylko w ten sposób uda się formalnie wycofać transakcję z ewidencji podmiotu, który omyłkowo otrzymał fakturę.
2. Wystawienie nowej, poprawnej faktury: na tym etapie sprzedawca musi wystawić całkowicie nową fakturę pierwotną (nie kolejną fakturę korygującą) z prawidłowymi danymi.

Co z korektą faktur sprzed KSeF?

Taka faktura korygująca, którą wysyłamy do KSeF, będzie musiała zawierać numer korygowanej faktury pierwotnej, choć – logicznie – nie będzie w niej numeru KSeF tej faktury, ponieważ jeszcze go nie posiadała – dodaje Monika Piątkowska.

Przeczytaj także: Czy firmy zwolnione z VAT muszą korzystać z KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć