Brak numeru rejestracyjnego samochodu a odliczenie VAT od paliwa

Przeczytaj także: Wynajem samochodu pracownikowi uprawnia do odliczenia 100% VAT

Faktura jest dokumentem (papierowym lub elektronicznym) określonym w przepisach ustawy o VAT, który powinien zawierać pewne minimum informacji. Zakres danych może się różnić w zależności od konkretnej sytuacji. W obowiązkowym zakresie danych, które na fakturze winny się znaleźć, nie ma obecnie numeru rejestracyjnego samochodu, w przypadku tankowania do niego paliwa (element taki był niezbędny na fakturze jeszcze kilka lat temu).

Organ podatkowy nie może zakwestionować odliczenia z takiej faktury. Trzeba jednak pamiętać, że brak numeru rejestracyjnego nie zwalnia podatnika z obowiązku prawidłowego odliczenia podatku naliczonego, co jest szczególnie istotne właśnie w przypadku pojazdów samochodowych.

Jedynie auta ciężarowe, tudzież inne, ale służące wyłącznie działalności gospodarczej, dają bowiem prawo do pełnego odliczenia tego podatku. Samochody osobowe tudzież inne pojazdy samochodowe zrównane z nimi upoważniają natomiast co do zasady do odliczenia jedynie połowy tego podatku od zakupionego paliwa. Stąd, jeżeli w prowadzonej działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje zarówno samochody dające pełne jak i ograniczone prawo do odliczenia, musi wskazać, do którego pojazdu zakupione paliwo zostało wykorzystane. Dopiero bowiem na tej podstawie możliwe będzie rozliczenie VAT-u z tytułu takiej transakcji

W jaki sposób? Można w dalszym ciągu numer rejestracyjny podawać na fakturze (nie jest to zabronione). Jeżeli nie został on wskazany na etapie tankowania i wystawiania faktury, pracownik stacji może dokonać później odpowiedniej adnotacji ręcznej. Dopuszczalne są także adnotacje samego przedsiębiorcy czy też jego pracowników, którzy dokonywali tankowania. Ważne jest jedynie to, aby były one zgodne ze stanem rzeczywistym.

Trzeba bowiem pamiętać, że zgodność z rzeczywistością takiego oświadczenia samego przedsiębiorcy czy też jego pracownika organ podatkowy może weryfikować, jeżeli będzie miał co do tego wątpliwości.

Przy kontroli dłuższego okresu czasu (np. całego roku) organ może np. próbować ustalić, czy dany pojazd był w stanie zużyć wskazaną ilość paliwa na podstawie przejechanych kilometrów (należy bowiem pamiętać, że podczas okresowych przeglądów technicznych na stacjach kontroli pojazdów diagnosta ma obowiązek sprawdzania przebiegu pojazdu, który następnie umieszczany jest w ogólnodostępnej bazie).

Nadto, teoretycznie rzecz biorąc, organ podatkowy może także próbować weryfikować poprawność oświadczeń na podstawie zapisów z monitoringu stacji benzynowej, jeżeli takie istnieją.