Ryczałt ewidencjonowany: prywatny najem lokalu dla firmy

Przeczytaj także: Działalność gospodarcza i prywatny najem w deklaracji i ewidencji VAT

Z reguły bez rachunków

Rachunki na sprzedawane towary i usługi muszą wystawiać przedsiębiorcy. Nie dotyczy to jednak wynajmujących swoje nieruchomości w ramach najmu prywatnego. Jak już wskazano wcześniej, przychód z tytułu prywatnego najmu określa się na podstawie faktycznej zapłaty czynszu przez najemcę. Tylko taka data jest tutaj istotna. Tym samym rachunek nie jest tutaj konieczny dla określenia przychodu. Także i najemcy w wielu przypadkach jest on zbędny.

Może jednak powstać sytuacja, iż najemca będzie żądał od wynajmującego takiego rachunku. Będzie tak właśnie w przypadku najmu nieruchomości na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Należy bowiem pamiętać, iż podatnicy mają prawo zaliczania do kosztów uzyskania przychodów niemalże wszelkich wydatków związanych z osiągniętymi przychodami z danego źródła (tutaj działalność gospodarcza). Aby jednak dany wydatek można było zaliczyć do tych kosztów, musi on być prawidłowo udokumentowany. W przypadku czynszu najmu dokumentem takim będzie m.in. rachunek wystawiony przez wynajmującego.

Dodajmy w tym miejscu, iż żaden z przepisów podatkowych nie zabrania wystawienia takiego dokumentu. Tym samym wynajmujący nieruchomości w ramach najmu prywatnego może jak najbardziej wystawiać swoim najemcom rachunki za najem. Dodajmy, iż rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi powinien zawierać takie elementy, jak:

1. imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
2. datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
3. odpowiednio wyraz "ORYGINAŁ" albo "KOPIA";
4. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
5. ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;
6. czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Aby wydatek uznać za koszt, trzeba go udokumentować

Jak już wskazano wyżej, jeżeli wynajmowana nieruchomość jest wykorzystywana przez najemcę na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, ten ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tej działalności wydatki ponoszone w związku z najmem (o ile działalność ta jest opodatkowana taką formą, która na uwzględnianie kosztów zezwala: zasady ogólne).

Dany wydatek musi być oczywiście odpowiednio udokumentowany. Dokumentem takim będzie, jak już wskazano wyżej, np. rachunek za czynsz wystawiony przez wynajmującego. Jest to koszt pośredni, który ujmuje się w dacie jego poniesienia (w przypadku podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów jest to dzień wystawienia rachunku).

Chodzi tutaj jednak nie tylko o to, aby kosztem stał się wydatek z tytułu czynszu, ale także inne ponoszone w związku z wynajmowaną nieruchomością, czyli opłaty za prąd, gaz, wodę itd. Najprościej i najpewniej ze względów podatkowych jest wtedy, gdy i na te wydatki wynajmujący wystawi najemcy rachunek.

Co jednak w sytuacji, gdy na takie inne wydatki wynajmujący uchyla się od wystawiania rachunków, a chce, aby najemca opłaty te związane z daną nieruchomością regulował na podstawie dowodów wystawianych na niego (np. faktury za media)? Czy tutaj najemca może je uznać za koszty uzyskania przychodów?