Awaria KSeF w 2026 - tryb awaryjny, data wystawienia faktury i obowiązki podatnika. Praktyczny poradnik

Przeczytaj także: Nowe pojęcia w KSeF: potwierdzenie transakcji jako tymczasowy dowód handlowy

Wprowadzenie: czym jest KSeF i dlaczego jego dostępność ma znaczenie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma do wystawiania, wysyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie elektronicznym (XML). Celem KSeF jest przyspieszenie obiegu dokumentów, ograniczenie błędów i nadużyć oraz uproszczenie kontroli. Dzięki niemu wystawca i nabywca pracują na tym samym, spójnym dokumencie – bez ręcznych przepisywań, rozbieżności wersji i ryzyka utraty dowodów.

Od 1 lutego 2026 r. stosowanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF staje się obowiązkowe dla większości podatników. Dlatego tak ważne jest przygotowanie się na sytuacje awaryjne i zrozumienie, jak bezpiecznie dokumentować sprzedaż podczas przerwy w działaniu systemu, aby nie ryzykować kar, opóźnień i chaosu w rozliczeniach.

Kiedy mówimy o „zwykłej” awarii KSeF

Za „zwykłą” awarię uważa się przerwę po stronie KSeF, o której początek i koniec Ministerstwo Finansów komunikuje oficjalnie w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Taki komunikat precyzyjnie wskazuje okres niedostępności systemu i uruchamia szczególne procedury dla podatników. To kluczowe: tylko przy takim komunikacie możesz w pełni skorzystać z dedykowanych zasad „offlinowych”, w tym z określonych oznaczeń i terminów na późniejsze przesłanie dokumentów do KSeF.

Zdarza się także sytuacja, gdy z przyczyn technicznych nie można opublikować komunikatu w BIP. Wtedy resort może ogłosić awarię w innych kanałach (środki społecznego przekazu). W dalszej części wyjaśniamy, jak to wpływa na obowiązki przedsiębiorców.

Awaria KSeF a data wystawienia faktury – co wpisujesz, co widzi nabywca

W czasie awarii wystawiasz fakturę we własnym systemie w formacie zgodnym ze wzorem KSeF. Data wystawienia to data, którą umieszczasz na fakturze. Po przywróceniu działania KSeF dokument zostaje wysłany i otrzymuje numer KSeF oraz datę wpływu do systemu. Dla Twoich rozliczeń kluczowa jest data wystawienia (i oczywiście data dostawy/wykonania usługi), a nie moment technicznego przyjęcia faktury przez KSeF.

Po stronie nabywcy widoczna będzie zarówno data wystawienia wskazana przez Ciebie, jak i data wprowadzenia dokumentu do KSeF po ustaniu awarii. W praktyce minimalizuje to ryzyko nieporozumień – odbiorca może sprawdzić, kiedy dokument faktycznie został wystawiony, i prawidłowo ująć go w swoich ewidencjach.

Obowiązki podatnika w trakcie „zwykłej” awarii – w pigułce

W czasie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF:

• Wystawiasz faktury elektronicznie, zgodnie ze wzorem KSeF (plik XML).
• Przekazujesz faktury nabywcy w uzgodniony sposób: jako PDF, wydruk papierowy lub – na życzenie nabywcy – czekasz aż dokument będzie w KSeF po zakończeniu awarii.
• Oznaczasz faktury odpowiednimi kodami QR (OFFLINE oraz CERTYFIKAT), jeśli przekazujesz je poza KSeF.
• Dosyłasz do KSeF wszystkie wystawione w trakcie awarii faktury w ciągu 7 dni roboczych od ogłoszonego zakończenia (chyba że MF zakomunikuje inną ścieżkę – patrz niżej).

Krok po kroku: wystawianie faktury w trybie awaryjnym (zwykła awaria)

Gdy MF potwierdzi w BIP „zwykłą” awarię KSeF, działaj według poniższej ścieżki. Pozwoli to utrzymać porządek w dokumentacji i uniknąć nerwowych poprawek po przywróceniu systemu.

1. Wystaw fakturę w formacie zgodnym z KSeF. Użyj aktualnego wzoru (XML). Upewnij się, że Twoje oprogramowanie jest zaktualizowane, aby generować dokumenty w zgodzie ze schemą KSeF.
2. Ustal z nabywcą sposób przekazania. Możesz wysłać PDF, przekazać wydruk, albo – jeśli nabywca preferuje – poinformować, że dokument pojawi się w KSeF tuż po zakończeniu awarii.
3. Dodaj wymagane oznaczenia, jeśli przekazujesz poza KSeF. Na fakturze umieść dwa kody QR: jeden do weryfikacji w KSeF (z oznaczeniem „OFFLINE”) i drugi zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność („CERTYFIKAT”).
4. Przechowaj plik źródłowy oraz potwierdzenia przekazania nabywcy. Zabezpiecz XML, wersję PDF/wydruk oraz korespondencję (np. e-mail) – to Twoje dowody dochowania staranności.
5. Wyślij fakturę do KSeF po awarii. Zrób to nie później niż w 7 dni roboczych od ogłoszonego zakończenia przerwy. Jeżeli pojawi się kolejny komunikat o nowej awarii, termin liczy się od końca tej kolejnej przerwy.

Jak przekazać fakturę nabywcy w czasie awarii

Masz kilka opcji. Najpopularniejsze to: e-mail z załącznikiem PDF, bezpieczny link do pobrania dokumentu, wydruk papierowy przekazany kurierem lub osobiście. Jeśli nabywca chce poczekać na fakturę w KSeF, nadal wystaw dokument teraz (aby miał prawidłową datę), a wysyłkę do systemu wykonaj po zakończeniu awarii. Nabywca zobaczy wtedy w KSeF i datę wystawienia, i datę technicznego wprowadzenia.

Jeżeli faktura jest wystawiana osobie fizycznej bez NIP, a odbiorca ma ją odebrać przez aplikację podatnika KSeF, system może wymagać zapewnienia tzw. anonimowego dostępu – więcej w kolejnym punkcie.

Obowiązkowe oznaczenia: dwa kody QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”)

Gdy przekazujesz fakturę poza KSeF (PDF, wydruk), dodaj dwa elementy zabezpieczające:

• Kod QR dostępowy/wer. danych – umożliwia późniejszy dostęp do dokumentu w KSeF i weryfikację danych (z oznaczeniem „OFFLINE”).
• Kod QR z certyfikatem – zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści (z oznaczeniem „CERTYFIKAT”).

Aby wygenerować drugi kod, wcześniej pobierz z KSeF certyfikat wystawcy. Zrób to zawczasu – w ramach przygotowania do awarii – aby w sytuacji kryzysowej nie tracić czasu na formalności. W praktyce większość nowoczesnych programów do fakturowania automatycznie podstawi te oznaczenia, o ile masz aktywny certyfikat.

Anonimowy dostęp dla konsumentów (B2C) – kiedy to potrzebne

Jeżeli wystawiasz fakturę osobie fizycznej nieprowadzącej działalności i odbiorca ma ją pobrać przez KSeF, możesz zostać poproszony o podanie specjalnego kodu QR oraz danych pozwalających zidentyfikować fakturę w systemie. Dzięki temu konsument bez numeru NIP uzyska dostęp do dokumentu. W praktyce unikaj improwizacji – uzgodnij z klientem formę odbioru (PDF, wydruk, KSeF) już na etapie sprzedaży.

Termin: dosyłanie faktur do KSeF po awarii – 7 dni roboczych

Gdy KSeF wróci do działania, masz 7 dni roboczych, aby przesłać wszystkie dokumenty, które wystawiłeś podczas awarii. Termin licz od daty ogłoszonego zakończenia. Jeśli w trakcie biegu terminu pojawi się kolejna przerwa ogłoszona przez MF, licz od końca tej kolejnej awarii. Sugerujemy nie czekać do ostatniej chwili – im szybciej wyślesz, tym mniejsze ryzyko przeciążeń i błędów.

Przed wysyłką wykonaj krótką kontrolę jakości: czy numeracja, daty, stawki VAT i dane nabywców są spójne z przesłanymi wcześniej PDF-ami/wydrukami. Ewentualne rozbieżności wyłapiesz szybciej teraz niż po stronie odbiorców.

Wyjątek: gdy MF komunikuje awarię poza BIP

Zdarza się, że z przyczyn technicznych ogłoszenie nie może trafić do BIP. Wówczas Ministerstwo Finansów może przekazać informację o awarii innymi kanałami (np. w mediach). Dla przedsiębiorców może to oznaczać odmienną ścieżkę postępowania – łącznie z tym, że faktur wystawionych podczas takiej przerwy nie trzeba będzie później dosyłać do KSeF. Zawsze czytaj uważnie treść komunikatu, bo to ona przesądza o Twoich obowiązkach w danym incydencie.

W praktyce rekomendujemy zachowanie wszystkich dowodów wystawienia i przekazania faktur nabywcom oraz kopii XML. Nawet jeśli dosyłka do KSeF nie będzie wymagana, dokumentacja przyda się podczas ewentualnych wyjaśnień lub kontroli.

Awaria KSeF po stronie podatnika – co robić, gdy problem jest lokalny

Niekiedy przeszkoda nie leży po stronie KSeF, lecz u Ciebie: przerwa w dostawie prądu, awaria łącza, błąd integracji, problem z oprogramowaniem. To właśnie awaria KSeF po stronie podatnika (czyli de facto problem po Twojej stronie, uniemożliwiający połączenie z KSeF). W takim wypadku – mimo braku oficjalnego komunikatu o „zwykłej” awarii – nadal musisz wystawiać faktury i przekazywać je nabywcom.

Najlepsza praktyka: wystaw fakturę zgodnie ze wzorem KSeF, przekaż ją jako PDF lub wydruk, oznacz zabezpieczeniami (kody QR), a plik XML wyślij do KSeF niezwłocznie po usunięciu usterki. Dobrze jest opisać w polityce rachunkowości firmową procedurę na takie wypadki: co robić, kto odpowiada, gdzie zgłosić incydent i jak szybko powtórzyć transmisję do KSeF.

Otrzymywanie faktur od dostawców podczas awarii

W czasie przerwy w KSeF Twoi dostawcy mogą przekazywać faktury w uzgodniony sposób – najczęściej jako PDF lub wydruk – albo poinformują, że dokument pojawi się po stronie KSeF po zakończeniu awarii. Data otrzymania to wówczas data, w której realnie odebrałeś wiadomość/dokument (np. e-mail z PDF). Zachowuj te potwierdzenia, bo ułatwiają ustalenie okresu ujęcia w kosztach i rejestrach VAT.

Po zakończeniu awarii sprawdź, czy wszystkie faktury dotarły do KSeF. Jeżeli czegoś brakuje, poproś kontrahenta o ponowną wysyłkę lub korektę. Utrzymuj stałą komunikację – to skraca czas wyjaśnień i ogranicza zaległości w rozliczeniach.

Rozliczenia VAT, JPK i ewidencje – praktyczne wskazówki

Awaria systemu nie zawiesza obowiązków podatkowych. Sprzedaż rozliczasz zgodnie z zasadami właściwymi dla danej transakcji, a data wystawienia faktury i data sprzedaży pozostają punktami odniesienia. Przyjmij zasadę „papier śladu”: zachowuj kopie dokumentów, korespondencję, dowody doręczenia, a po powrocie KSeF zrób uzgodnienie między tym, co trafiło do nabywców, a tym, co już jest w systemie.

Po stronie zakupów trzymaj porządek w obiegu dokumentów otrzymanych poza KSeF – oznacz je i połącz z rekordem w KSeF, gdy tylko się pojawi. Dzięki temu Twoje JPK_V7, rejestry VAT oraz KPiR będą spójne, a ewentualne przesunięcia wynikające z awarii łatwe do uzasadnienia.

Najczęstsze pytania (FAQ) o awarie KSeF

Zebraliśmy odpowiedzi na kwestie, które słyszymy najczęściej od klientów.

• Czy w awarii mogę wystawić fakturę „papierową”? Tak – możesz przekazać wydruk, ale dokument źródłowy przygotuj w formacie zgodnym z KSeF (XML), a po awarii wyślij go do systemu (chyba że komunikat MF przewiduje inaczej).
• Czy numer KSeF musi widnieć na fakturze wystawionej w awarii? W momencie wystawienia – nie, bo system go jeszcze nie nadał. Po dosłaniu do KSeF numer będzie widoczny w systemie. Na PDF-ie/wydruku w okresie awarii stosuj kody QR.
• Co z korektami w czasie awarii? Wystaw je tak samo – zgodnie ze wzorem KSeF, przekaż nabywcy i po powrocie systemu wyślij do KSeF w terminie.
• Czy paragon z NIP może zastąpić fakturę, gdy KSeF nie działa? Jeśli sprzedaż dokumentujesz paragonem z NIP, możesz później wystawić fakturę do paragonu. Procedury KSeF w awarii dotyczą także takich dokumentów.
• Co jeśli po awarii systemowej mój program dalej nie wysyła? To już awaria po stronie podatnika – wyślij niezwłocznie po usunięciu problemu i poinformuj nabywców. Zgłoś sprawę do dostawcy oprogramowania.

Dobre praktyki przygotowania na awarię

Warto wdrożyć kilka prostych kroków, które minimalizują skutki przestoju:

• Aktualny wzór XML – upewnij się, że oprogramowanie jest zgodne z najnowszą specyfikacją KSeF.
• Certyfikat KSeF – pobierz wcześniej i przetestuj generowanie kodu „CERTYFIKAT”.
• Szablony PDF/wydruku – przygotuj warianty dokumentów z miejscem na kody QR i oznaczenie „OFFLINE”.
• Procedura komunikacji – zdefiniuj, jak poinformujesz klientów o awarii i kiedy dostaną dokumenty.
• Monitoring statusu KSeF – obserwuj komunikaty MF i BIP, ustaw alerty mailowe.
• Archiwizacja – trzymaj XML, PDF i potwierdzenia wysyłek w jednym miejscu (DMS/EDM).
• Plan B dla łącza – hotspot LTE/5G dla kluczowych stanowisk, UPS dla infrastruktury.

Przydatne linki i gdzie sprawdzić status KSeF

Gdy podejrzewasz awarię, zacznij od weryfikacji komunikatów. Oto źródła, które warto dodać do zakładek:

• – komunikaty, instrukcje, materiały pomocnicze.
• – dostęp do systemu i dokumentów.
• – ogłoszenia o przerwach i przywróceniach działania.

Jeśli nie ma komunikatu w BIP, a problem występuje tylko u Ciebie lub Twojego dostawcy oprogramowania, to najpewniej awaria po stronie podatnika. Postępuj według firmowej procedury awaryjnej i niezwłocznie powtórz wysyłkę po usunięciu usterki.

Porównanie: „zwykła” awaria KSeF vs. awaria po stronie podatnika

Dla szybkiej orientacji, zapamiętaj trzy różnice:

• Źródło problemu: „Zwykła” awaria – po stronie państwowego systemu (ogłoszenie MF). Lokalna awaria – po stronie podatnika (sprzęt, łącze, aplikacja).
• Tryb wystawiania: w obu przypadkach wystawiasz faktury zgodnie ze wzorem KSeF i przekazujesz nabywcom poza KSeF (PDF/wydruk), dodając wymagane oznaczenia.
• Termin dosłania: przy „zwykłej” awarii – co do zasady 7 dni roboczych od końca przerwy (chyba że MF ogłosi inaczej); przy awarii lokalnej – niezwłocznie po usunięciu usterki (nie czekasz na systemowe ogłoszenia).

Komunikacja z kontrahentami – minimalizuj ryzyko opóźnień

Jasny komunikat do klientów i dostawców ogranicza nieporozumienia. Warto przygotować krótkie szablony wiadomości na czas awarii: informację o formie przekazania faktury, przewidywanym terminie dosłania do KSeF oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej. Gdy awaria ustąpi, wyślij krótkie potwierdzenie, że faktura została już wprowadzona do KSeF i jest dostępna do podglądu.

W relacjach B2C rozważ udostępnienie anonimowego dostępu do dokumentu w KSeF (kod QR i dane identyfikacyjne), jeśli klient życzy sobie odbierać faktury bezpośrednio w systemie.

Ryzyka i błędy, których łatwo uniknąć

Najczęstsze problemy w czasie awarii to: brak aktualnego certyfikatu (nie da się wygenerować właściwego kodu „CERTYFIKAT”), niekompletne dane na fakturze (późniejsze korekty), zapomniany obowiązek dosłania dokumentów do KSeF w 7 dni roboczych oraz posługiwanie się nieaktualnym formatem XML. Każdy z tych błędów da się wyeliminować, planując proste działania zawczasu.

Drugie częste ryzyko to mylenie pojęć w komunikacji („system nie działa” – ale u kogo?). Szybka weryfikacja statusu w oficjalnych źródłach od razu pokaże, czy to „zwykła” awaria KSeF, czy problem lokalny po Twojej stronie.

Podsumowanie i kolejne kroki

Awaria KSeF – czy to „zwykła” ogłoszona przez MF, czy awaria KSeF po stronie podatnika – nie zwalnia z obowiązku dokumentowania sprzedaży. Wystawiaj faktury zgodnie ze wzorem KSeF, przekazuj nabywcom w uzgodnionej formie (PDF/wydruk lub oczekiwanie na KSeF), dodawaj wymagane kody QR i dosyłaj do systemu w terminie. Pamiętaj też o właściwym rozumieniu pary: awaria KSeF a data wystawienia faktury – data na dokumencie pozostaje Twoim punktem odniesienia dla rozliczeń, a data wprowadzenia do KSeF ujawni się po ustaniu awarii.